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Comunicación Organizacional: Definición, Tipos, Importancia y Barreras

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La comunicación organizacional es una parte integral de cada organización y juega un papel esencial en la construcción de un negocio exitoso. La comunicación en una organización afecta la forma en que las personas se comportan en la organización.

La comunicación en una empresa es un componente gerencial vital porque el rol de la gerencia es hacer planes y dar direcciones. Los empleados están en su mejor momento cuando tienen relaciones transparentes entre sí y con sus gerentes. Pero, ¿qué es exactamente y cómo puede ayudarte?

¿Qué es la comunicación organizacional?

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La comunicación organizacional incluye la comunicación formal e informal en toda una organización, incluida la comunicación entre empleados y la comunicación entre empleados y gerentes.

El Manejo de la Comunicación Organizacional, define la comunicación organizacional como:

una serie de instrumentos y herramientas al servicio de objetivos de las corporaciones e instituciones y que, poco a poco, van instaurándose como factores internos de valor estratégico.

De manera informal, la comunicación en una organización puede tener lugar de diferentes maneras, pero, formalmente, cada organización sigue un método de comunicación particular para transmitir información.

La comunicación en una organización también da forma a la manera en que las personas se comportan en la organización. El comportamiento de las personas afecta la forma en que las personas se motivan entre sí para lograr una buena cultura organizacional.

Por otro lado, la comunicación organizacional ineficaz resulta en malentendidos, falta de coordinación e incompetencia en la empresa. Por lo tanto, es fundamental tener una comunicación efectiva en la organización para ejecutar los planes de manera efectiva y contribuir al éxito de la organización.

4 Tipos de Comunicación Organizacional

Hay cuatro tipos diferentes de comunicaciones organizacionales. Algunas empresas siguen estrictamente un tipo de comunicación, mientras que otras empresas una mezcla de estos tipos de comunicación.

1. Comunicación Formal⁠

Ser formal, claro y específico es una excelente manera de garantizar un flujo adecuado de información en el lugar de trabajo. Tiende a seguir canales de comunicación predefinidos. La comunicación formal permite que todos sepan y se alineen con los objetivos de la empresa.

Este tipo de comunicación es utilizado por la gerencia y los empleados.

Por ejemplo, las noticias formales de la empresa o las reglas y pautas de seguridad deben comunicarse a los empleados de manera formal (correos electrónicos, boletín informativo).

2. Comunicación Informal

Como habrás advinido, este tipo de comunicación es lo opuesto a la comunicación formal. También se conoce como “grapevine communication”. Incluye diálogos, chats, conversaciones telefónicas así como las conversaciones cerca de la cafetera.

Una de las principales ventajas de la comunicación informal es que es una forma de comunicación más rápida de compartir información en el lugar de trabajo. También ayuda a compartir y desarrollar nuevas ideas para mejorar los productos, así como los procesos internos y externos.

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3. Comunicación Horizontal

Este tipo de comunicación organizacional ocurre entre equipos, grupos o individuos en el mismo nivel jerárquico.

La comunicación horizontal juega un papel importante en la ruptura de los silos y la mejora de la colaboración entre departamentos en el lugar de trabajo.

Desempeña un papel fundamental en la alineación de los equipos de tecnología, marketing y ventas y en asegurarse de que todos estén en la misma página.

4. Comunicación Vertical

La forma más común de comunicación dentro de la organización estructura sigue un patrón vertical ascendente o descendente.

Incluye la comunicación entre los líderes empresariales, líderes de equipo y los empleados. Este tipo de comunicación es esencial en el lugar de trabajo.

Sin comunicación vertical, no sería posible compartir pautas, feedback o ideas.

No importa de qué tipo de comunicación estemos hablando, la comunicación empresarial es un componente de gestión vital para cualquier organización.

Algunos de los propósitos principales de la comunicación organizacional son actualizar a los empleados sobre nuevas políticas, comunicación de crisis, garantizar la seguridad en toda la organización, gestionar la gestión del cambio, la transformación digital, las fusiones y adquisiciones, así como recibir comentarios de los empleados.

Para tener éxito, las organizaciones deben tener estrategias integrales de comunicación organizacional en las que los empleados se sientan informados sobre las actualizaciones importantes de la empresa y participen en conversaciones diarias.

Importancia de la comunicación organizacional

La importancia de la comunicación en la empresa se puede resumir de la siguiente manera:

  1. La comunicación promueve la motivación al informar y aclarar a los empleados sobre la tarea a realizar, la forma en que la están realizando y cómo mejorar su desempeño si no está a la altura.

  2. Es una fuente de información para los miembros de la organización para tomar decisiones, identificar y evaluar cursos de acción alternativos.

  3. Su impacto en el compromiso de los empleados, la colaboración, la confianza en el lugar de trabajo y la experiencia de los empleados lo convierte en una parte importante de cada estrategia en el lugar de trabajo.

  4. La comunicación también juega un papel crucial en la productividad de los empleados. Cuando los procesos de comunicación están claros y específicos, a los empleados les resulta fácil completar sus tareas a tiempo.

  5. Hay varios niveles de jerarquía y ciertos principios y pautas que los empleados deben seguir en una organización. Por lo tanto, la comunicación organizacional ayuda a controlar la función de gestión y mejorar el clima organizacional.

  6. La comunicación saludable en una organización ayuda a moldear la actitud de las personas que trabajan en la organización. Un empleado bien informado tiene una actitud positiva en comparación con el empleado menos informado.

Un sistema de comunicación eficaz y eficiente requiere competencia gerencial en la entrega y recepción de mensajes. Un gerente debe descubrir varias barreras a la comunicación, analizar las razones de su ocurrencia y tomar medidas preventivas para evitar esas barreras.

Por lo tanto, la principal responsabilidad de un gerente es desarrollar y mantener un plan de comunicación eficaz en la organización.

5 Barreras de la Comunicación Organizacional

Cuando se habla de barreras de comunicación en el lugar de trabajo, los desafíos para una comunicación efectiva son más obvios que nunca.

1. Habilidades y estilos de comunicación:

Las personas tienen diferentes habilidades y estilos de comunicación. Estas diferencias en las habilidades de comunicación pueden crear barreras de comunicación entre el comunicador y el receptor del mensaje.

2. Falta de confianza

Cuando no hay confianza, no hay comunicación efectiva. En otras palabras, cuando los empleados no confían en sus empleadores, líderes o gerentes, la comunicación se resiente.

3. Canales de comunicación incorrectos

Hay muchos canales de comunicación diferentes que la gente usa hoy en día. Lo mismo es cierto para las empresas, especialmente las grandes empresas.

Tal complejidad en el ecosistema de la comunicación dificulta que los empleadores se aseguren de utilizar los canales correctos para informar a su gente y entregar información relevante de manera oportuna.

Como resultado, un empleado promedio pasa alrededor del 20 % de su tiempo buscando información interna.

4. Estructura organizativa

La estructura organizacional compleja y rígida puede ser el principal culpable de una comunicación ineficiente, una de las barreras de comunicación más comunes.

Estas organizaciones pueden tener sistemas de comunicación e intercambio de información ineficientes, lo que a menudo genera frustraciones, falta de compromiso y productividad entre los empleados.

5. Sobrecargo de información

Muy poca información no es buena, pero demasiada información puede causar aún más daño. Sin embargo, la sobrecarga de información siempre ha sido una de las mayores barreras de comunicación.

Además, se ha demostrado que la sobrecarga de información tiene un impacto muy negativo en el bienestar, la productividad y el éxito en el trabajo de los empleados.

Resumiendo

La comunicación organizacional es la columna vertebral de cualquier estrategia empresarial. Una estrategia de comunicación efectiva ayuda a los empleados a comprometerse con su trabajo y garantiza el éxito organizacional.

Entonces, ahora que sabe exactamente qué es la comunicación organizacional y cómo implementarla, haga que la misión de su organización sea comunicarse correctamente.

Este artículo está escrito por Paritripti que es traductora de español y escritora de contenido en Vantage Circle. Ella es apasionada sobre la lengua española y el espíritu empresarial y quiere viajar por el mundo. Para ponerse en contacto editor@vantagecircle.com