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6 herramientas para desarrollar la comunicación interna

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La comunicación interna en una empresa es una herramienta estratégica clave. Se trata de involucrar a todos dentro de tu organización en torno a tu propósito, visión y valores. Todo lo demás sigue adelante.

Si bien uno de los ejemplos tradicionales de comunicación interna es un memorando del jefe, la verdad es que esta es solo una pequeña parte del panorama general. La comunicación interna comprende muchas variedades de intercambios entre líderes, departamentos, equipos y colegas, que cubren una amplia gama de temas y problemas.

En este blog, hablamos en profundidad el concepto, la importancia clave de comunicación y unas herramientas para mejorar la estrategia de comunicación interna.

¿Qué significa comunicación interna?

La comunicación interna es, sobre todo, de intercambiar información entre personas de diferentes niveles o miembros internos dentro de la misma organización.

La comunicación interna de una empresa se refiere a un proceso o una herramienta que es responsable del flujo efectivo de comunicación y colaboración entre los empleados y departamentos dentro de la empresa. Una comunicación interna sólida nutre la cultura organizacional y fomenta el compromiso de los empleados.

Como Jesús García Jiménez comenta en su libro:

La comunicación dentro de las empresas es un pilar fundamental. Pese a ello, sigue siendo una asignatura pendiente en gran parte de las organizaciones.

El principal objetivo de la comunicación interna es mantener a los recursos humanos alineados y comprometidos con los discursos de la empresa hacia la misma meta. Para los gerentes, es una herramienta estratégica que ofrece grandes ventajas corporativas como la productividad, la competitividad y el éxito empresarial.

Tres tipos de comunicación interna

Las empresas exitosas utilizan varios métodos de comunicación. La comunicación se produce entre los empleados de manera ascendente, descendente o horizontal, dentro de una misma empresa. El objetivo es conseguir los mejores resultados.

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1. Comunicación descendente-

Es aquella que el flujo de comunicación empieza desde arriba hasta abajo. Eso significa que nace en un nivel superior de la jerarquía organizacional y se dirige a un nivel inferior. Esto es importante para comunicar las directrices, los objetivos y las políticas de la empresa.
Ejemplos: revista interna, boletines, videoconferencias etc.

2.Comunicación ascendente-

Este tipo de comunicación fluye en la dirección contrario. Se origina en un nivel jerárquico inferior y se dirige a un superior. La comunicación con los empleados es un proceso bidireccional, lo que garantiza que cada trabajador desempeñe un papel activo en la contribución a la empresa.
Ejemplos de la comunicación ascendente son buzón de sugerencias, encuesta de pulso.

3. Comunicación horizontal-

Este tipo de comunicación es aquella que se produce entre los empleados del mismo nivel jerárquico. Es importante porque tus empleados pasan mucho tiempo juntos. Deben vincularse y formar relaciones positivas.
Ejemplos de este tipo de comunicación son chat internos, correo electrónico, reuniones informales, redes sociales internas.

Importancia de la comunicación interna

Ya sea una empresa pequeña o una empresa multinacional, la comunicación interna tiene un impacto directo en el éxito de su empresa.

Los datos de Gallup muestran que solo el 13 % de los empleados está totalmente de acuerdo en que el liderazgo de su organización se comunica de manera efectiva con el resto de la organización.

El 60% de los problemas en las empresas son debidos a la falta de comunicación interna.
–Peter Drucker

Por lo tanto, una comunicación efectiva realizada estratégicamente crea las condiciones en las que la información fluye fácilmente desde los líderes y los empleados, pero también entre pares.
Para que entiendas la importancia de la comunicación interna, vamos a hacer una lista de ventajas de una estrategia de comunicación eficiente:

Aumenta el compromiso de los empleados-

La comunicación interna efectiva proporciona feedback regular que crea un ambiente de trabajo saludable y resulta una fuerza laboral más comprometida. Según el experto en comunicación interna Rodney Gray, las mejores herramientas para aumentar el compromiso de los empleados son:

  • escuchar a los empleados en todos los niveles
  • comunicación cara a cara
  • comunicación bidireccional
  • guías, kits de información

Aumenta la productividad laboral-

Para Marina González, responsable de Comunicación Interna de Endesa,
“La participación activa del empleado es un aspecto importantísimo para conseguir el aumento de la eficacia y el ciclo de la comunicación dentro de la empresa."

Cuando los trabajadores cobran importancias en este tipo de comunicación y las historias están protagonizadas por ellos, se hacen prescriptores tanto internos como externos de la organización.”

Esto es posible, cuando los empleados tienen toda la información para optimizar las tareas de trabajo en equipo y mejorar la productividad laboral. Después, por canales de comunicación interna, los empleados y los gerentes pueden apreciarse y reconocerse entre sí al completar el hito. Esta técnica motivará a sus empleados a ver el próximo objetivo.

Construye trabajo en equipo eficiente-

La comunicación abierta y fluida da como resultado un equipo bien integrado y eficiente al impulsar la moral de los empleados. Una vez que los empleados sienten un sentido de pertenencia debido a la información o comunicación adecuada sobre los valores y objetivos de la organización, pueden desempeñarse de una manera mucho mejor. Además, sienten seguridad laboral y también hay una mejora en la ética laboral. En general, el clima laboral es más favorable para trabajar.

Ayuda a resolver problemas-

Es cierto que cuando los empleados tienen acceso a las actualizaciones de productos y pueden compartir ideas innovadoras con sus compañeros de trabajo, pueden resolver problemas más sencillos. También da a los gerentes una visión más amplia de la dinámica empresarial.

Del mismo modo, los conflictos son inevitables en el lugar de trabajo. El choque de ideas, los malentendidos o la sensación de falta de reconocimiento pueden crear conflictos internos y externos. Una buena plataforma de comunicación interna puede eliminar estos problemas y reducir los conflictos necesarios.

Mejora la transparencia-

Si tu organización tiene un sistema de comunicación efectiva, experimenta más transparencia. Para los empleados, poder comunicarse rápida y fácilmente con las personas adecuadas puede reducir el estrés y hacer las tareas en equipos. Esto promueve la confianza y las buenas relaciones entre los empleados y la gestión.

Además, nada se propaga más rápido que los chismes de la oficina, y la reputación de la organización puede verse dañada por rumores que no son ciertos. La comunicación interna activa en tu organización crea un ambiente de trabajo libre de rumores.

6 Herramientas de comunicación interna

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Diferentes herramientas de comunicación proporcionan diferentes ventajas. Según el funcionamiento de los equipos, es posible que necesite una variedad de herramientas para mejorar la comunicación interna. A continuación se muestran 6 herramientas de comunicación interna:

  1. Intranet ayuda a los equipos de trabajo a mantenerse alineados con el tablón de anuncios de la empresa y objetivos. Un equipo o departamento puede utilizar la intranet de una empresa para compartir documentos, artículos, gráficos, etc.

Un estudio del Observatorio de Comunicación Interna e Identidad Corporativa en España indica que “La intranet es una herramienta de comunicación interna más valorada, con 89,8 por 100, y el gran reto está en desarrollar su potencial.”

  1. La videoconferencia es una herramienta que proporciona reuniones cara a cara, incluso cuando se trabaja de forma remoto. Esta herramienta ahorra tiempo y bajo costo. Programar, colaborar y establecer relaciones es más fácil con las videoconferencias. Por ejemplo, a través de Zoom es la forma más fácil para comunicarse en la actualidad.

  2. Las aplicaciones de chat en el lugar de trabajo permiten la comunicación interna cuando se trabaja de forma remota o en la oficina. Los líderes y empleados pueden chatear en privado o en público, uno a uno o en grupos.
    También facilitan el intercambio de archivos. Permiten que la colaboración continúe desde cualquier lugar. Puedes aprovechar para mejorar tu comunicación interna son Skype, TeamBox, Dropbox, Google Drive etc.

  3. Los boletines internos ahora se pueden compartir con los empleados en formato digital, destacando las últimas noticias y contenido valioso. Puedes agregar fotos, gráficos o videos en el boletín de tu empresa para que sea más atractivo y memorable. También puede utilizar el boletín para reconocer los logros de los empleados o el éxito de los proyectos del equipo.

  4. Las herramientas de productividad hacen que el trabajo en grupo y la gestión de proyectos sean más manejables que nunca. Los miembros del equipo pueden enviar mensajes rápidos, compartir documentos y archivos y organizar reuniones a través de una conferencia o videollamada. Las empresas obtienen todo esto y configuraciones de privacidad y seguridad.

  5. Aplicaciones de Employee Feedback - Con las preguntas correctas, los gerentes pueden comprender mejor cómo se involucran sus empleados en su trabajo y en la empresa. A través de una aplicación de feedback de los empleados, los gerentes pueden compartir encuestas, usar el buzón de sugerencias y más para comprender mejor los niveles de motivación y la satisfacción general de sus empleados.

Conclusión

Ahora, sabemos que la forma en que se comunica con sus empleados tiene un tremendo impacto en la productividad de los empleados, el trabajo en equipo, la experiencia de los empleados y, en última instancia, el compromiso de los empleados.

Independientemente de la herramienta de colaboración en línea que decida utilizar para una comunicación interna eficaz, debe asegurarse de que sea la adecuada para tu organización para que pueda desarrollar ideas innovadoras de comunicación interna.

¡Así que elige sabiamente tus herramientas de comunicación interna!

Este artículo está escrito por Paritripti que es traductora de español y escritora de contenido en Vantage Circle. Ella es apasionada sobre la lengua española y el espíritu empresarial y quiere viajar por el mundo. Para ponerse en contacto editor@vantagecircle.com