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Überwindung der Kommunikationsbarrieren für Remote-Mitarbeiter

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Fernarbeit ist kein neues Phänomen mehr. Die COVID-19-Pandemie hat zu einem massiven Kulturwandel unter den Arbeitnehmern geführt. Die Kultur der Fernarbeit oder des Arbeitens von zu Hause aus hat nun einen zentralen Platz eingenommen, und die Beschäftigten auf der ganzen Welt haben ihre Arbeitsplätze an die Bedürfnisse ihrer Unternehmen angepasst.

Mit der plötzlichen Umstellung der Unternehmen auf Fernarbeit befinden sich die Arbeitnehmer weltweit in einer Krise. Da die meisten Mitarbeiter auf der ganzen Welt nicht daran gewöhnt sind, waren sie auf viele Probleme, die durch diese plötzliche Verlagerung verursacht werden, nicht vorbereitet.

Eine der größten Herausforderungen bei der Arbeit von zu Hause aus ist die Kommunikation. Die Zusammenarbeit im Team ist beeinträchtigt, da die Transparenz nicht mehr gegeben ist. Es gibt keine Teambeteiligung, keinen persönlichen Zugang zu Kollegen und keine Brainstorming-Sitzungen bei einem Kaffee. Man kann nicht mehr zum Schreibtisch eines Kollegen gehen, um zu plaudern, ein persönliches Treffen zu vereinbaren oder jemanden anzurufen, um ein Projekt zu aktualisieren.

All diese Kommunikationsblockaden wirken sich erheblich auf das Engagement und die Moral der Mitarbeiter aus. Es ist verständlich, dass es jetzt nicht einfach ist, ein ähnliches Maß an Engagement zu erreichen. Und der Arbeitsablauf wird durch die Kommunikationsbarrieren zwangsläufig beeinträchtigt.

Hier sind einige praktische Tipps zur Überwindung von Kommunikationsproblemen

1. Richtlinien festlegen

Richtlinien und Protokolle sind wichtig, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Die folgenden Punkte können Sie in Ihre Richtlinien aufnehmen.

  • Die Tools und Programme, die jeder verwendet: Um Ablenkungen und Missverständnisse zu minimieren

  • Arbeitszeiten und Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter zu bestimmten Zeiten: Um die Produktivität zu maximieren und das Team im Gleichgewicht zu halten.

  • Bei Besprechungen und Konferenzen verfügbar sein: Um Vertrauen und Teamdynamik aufzubauen.

  • Ausreichende Wartezeit für eine Antwort: Für effektive Zusammenarbeit und Zeitmanagement.

  • Die Teammitglieder über die Projekte auf dem Laufenden halten: Zur Aufrechterhaltung des Arbeitsablaufs.

Da es schwierig ist, bei der Fernarbeit die Transparenz zu wahren, kann eine Reihe von Leitlinien helfen, diese Herausforderung zu meistern und die Teamdynamik aufrechtzuerhalten.

2. Gemeinsame Kommunikationsmittel verwenden

Der Zweck dahinter ist, dass sich alle Beteiligten engagieren und während der Arbeitszeit effektiv kommunizieren, um eventuelle Missverständnisse zu vermeiden. Es gibt Hunderte von Kommunikationsinstrumenten. Wählen Sie dasjenige, das am besten zugänglich ist und zu Ihrer Kultur passt. Verwenden Sie Standard-Kommunikationsmittel, um mit Ihren Teams in Kontakt zu treten. Wenn Ihre Mitarbeiter unterschiedliche Tools für die Kommunikation verwenden, wird es schwierig, die Effizienz zu steigern. Wenn Sie z. B. Zoom für Videokonferenzen oder Slack für Chats wählen, sollten Sie sicherstellen, dass das gesamte Team diese Tools nutzt.

3. Videokonferenzen

Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist entscheidend. Sie fördert die Kameradschaft, die Produktivität und die allgemeine Zusammenarbeit. Wenn Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, werden die Vorteile der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht beeinträchtigt. Audioanrufe und Chats sind großartig, haben aber ihre Grenzen. Vor allem, wenn es darum geht, Dateien auszutauschen und gleichzeitig Kollegen oder Teams über ein Projekt zu informieren. Videokonferenzen sind in dieser Hinsicht die effektivste Form der Kommunikation.

Wenn Sie hier eine Verbindung über Audio- oder Chat-Apps herstellen, wäre das für alle Beteiligten sehr zeitaufwändig. Die Organisation regelmäßiger Videokonferenzen hilft Ihnen daher, dies effektiv zu tun.

4. Projektmanagementsystem

Einer der wichtigsten Bausteine der Kommunikation ist es, die Mitarbeiter für ihre Aufgaben verantwortlich zu machen. Mit einfachen Worten: Sorgen Sie für einen transparenten Arbeitsablauf. Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello können Ihnen helfen, diese Aktivitäten zu überwachen. Management-Tools können Ihnen helfen, Zeit zu sparen und den Überblick über den Arbeitsablauf zu behalten. Sie helfen den Teammitgliedern, auf dem Laufenden zu bleiben und mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten. Wenn Sie regelmäßig Scrum-Meetings abhalten, bei denen Sie über die Ihnen zugewiesenen Projekte und Aufgaben informieren müssen, kann ein Workflow eine große Hilfe sein. Um dieses Hindernis zu überwinden, sollten Sie ein Projektmanagementsystem einrichten.

Und es ist nicht möglich, dass sich alle gegenseitig für jedes Projekt-Update anrufen.

5. Halten Sie die Tür offen

Sorgen Sie für Transparenz am Arbeitsplatz. Halten Sie die Tür für Ihre Mitarbeiter immer offen. Seien Sie proaktiv, und seien Sie immer für sie da. Ermutigen Sie sie, Fragen zu stellen und ihre Bedenken mitzuteilen. Am besten wäre es, wenn Sie ihnen Transparenz und das Gefühl des Vertrauens vermitteln, damit sie ihre Ansichten äußern können. Das wird sie dazu ermutigen, Arbeitsfragen offen und proaktiv zu diskutieren. Vermitteln Sie ihnen außerdem ein Gefühl des Respekts, das ihre Produktivität steigert und sie zufrieden stellt.

6. Feedback geben

Feedback ist ein großartiger Motivator. Ob positiv oder konstruktiv, es kann Ihr Team verändern. Mitarbeiter leiden, wenn sie kein Feedback erhalten. Konstruktives Feedback ermöglicht es den Mitarbeitern, sich zu verbessern, und positives Feedback stärkt ihr Selbstvertrauen und ihre Moral.

Schieben Sie die Feedback-Kultur nicht auf die lange Bank, wenn es um Ihre externen Mitarbeiter geht. In der heutigen Zeit, in der die Welt digital zusammengewachsen ist, gibt es zahlreiche Möglichkeiten und Instrumente, um die Feedbackschleife in Gang zu halten, auch wenn Ihre Mitarbeiter remote arbeiten. Sie können Anerkennungsplattformen oder persönliche Gespräche nutzen, um diese Feedbackschleife in Gang zu halten.

7. Geben Sie sich extra Mühe

An einem Arbeitsplatz ist es leicht, Kameradschaft und Vertrauen aufzubauen. Dies tritt jedoch in den Hintergrund, wenn Ihre Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten. Der langfristige Nachteil besteht darin, dass die Mitarbeiter ihre Moral verlieren und sich nicht mehr engagieren können. Daher ist es wichtig, dies durch teambildende Maßnahmen in Schach zu halten. Das kann alles Mögliche sein, wie z. B. ein Gruppen-Chat mit allen Beteiligten oder die Gewährung von Zusatzleistungen, um sie glücklich und zufrieden zu machen.

Schlussbemerkung

In diesen kritischen Zeiten ist die Telearbeit zu einem Retter der Wirtschaft geworden. Sie wird sich auch in Zukunft durchsetzen. Daher ist es besser, diese neue Art der Arbeitskultur zu akzeptieren und zu versuchen, die damit verbundenen Kommunikationsprobleme zu bewältigen.