Der Ultimative Leitfaden für Exit Interview mit Mitarbeitern

Der Gedanke, ein Austrittsgespräch zu führen, mag vielen als lästig erscheinen.

Denn warum sollte man Zeit oder Ressourcen in jemanden investieren, der ohnehin vorhat, das Unternehmen zu verlassen?

Zwischen dem Kummer über das ständige Ausscheiden von Mitarbeitern und der Einstellung neuer Talente ist die Durchführung solcher Gespräche vielleicht das Letzte, woran Sie denken.

Aber hier ist ein kleines Geheimnis für Sie. Ein Austrittsgespräch sollte zu Ihrem Vorteil sein.

Aber lassen Sie uns zunächst einen Schritt zurückgehen und verstehen, was ein Austrittsgespräch bedeutet.

Ein Austrittsgespräch wird mit einem Mitarbeiter geführt, der ein Unternehmen verlassen will. In der Regel werden dabei die Entscheidung des Mitarbeiters, das Unternehmen zu verlassen, und die Erfahrungen, die er während seiner Tätigkeit für das Unternehmen gemacht hat, erörtert.

Die meisten Unternehmen führen die Austrittsgespräche als ein "Unternehmensritual" durch, um es hinter sich zu bringen. Sie halten nicht inne und bedenken nicht die vielfältigen Vorteile, die diese Gespräche mit sich bringen können - wenn sie richtig durchgeführt werden.

5 Wichtige Vorteile der Durchführung von Austrittsgesprächen

Im Folgenden werden einige der vielen Vorteile der Durchführung von Austrittsgesprächen vor dem Ausscheiden von Mitarbeitern aufgeführt:

Vorteil 1: Gewinnen Sie Einblicke in die Unternehmenskultur

Die Kultur eines Unternehmens wird von seinen Mitarbeitern geprägt - sowohl von denen der Vergangenheit als auch von denen der Gegenwart. Daher sind sie die ersten, die wissen, wenn etwas nicht stimmt.

Andererseits kann es für die Mitarbeiter schwierig sein, das Arbeitsumfeld zu kritisieren, während sie noch arbeiten. Andererseits sind ausscheidende Mitarbeiter transparenter und offener, was ihre Gefühle über ihre Erfahrungen angeht. Das Feedback der Mitarbeiter, das Sie während des Austrittsprozesses erhalten, wird daher äußerst authentisch sein.

Vorteil 2: Suchen Sie nach "Mustern" in den Daten der Austrittsgespräche

Führen Sie diese Gespräche nicht nur um ihrer selbst willen. Ein effektiver Prozess für Austrittsgespräche versucht nicht, die Kündigung rückgängig zu machen. Vielmehr geht es darum, herauszufinden, warum gute Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Anhand dieser Muster können Sie Strategien zur Mitarbeiterbindung entwickeln, um die Fluktuation in Ihrem Unternehmen weiter zu verringern.

Vorteil 3: Bessere Mitarbeiterbindung

Jeden Tag verlassen Menschen das Unternehmen. Dennoch ist es immer ein Schock, wenn dies geschieht.
Mit der Entscheidung eines Mitarbeiters, das Unternehmen zu verlassen, geht die Suche nach einem geeigneten Ersatz einher, wobei auch die Auswirkungen auf das Team zu berücksichtigen sind.

Wissen Sie, dass sich die Gründe für das Ausscheiden von Mitarbeitern ständig ändern? Verfügen Sie über Daten, die die Gründe für die hohe Mitarbeiterfluktuation belegen? Liegt es an der Stellenbeschreibung? Oder ist das niedrige Gehalt der eigentliche Auslöser?

Dies sind nur einige der Probleme, bei denen Ihnen ein persönliches Ausstiegsgespräch helfen kann.

Vorteil 4: Kostengünstig

Im Allgemeinen sind Ausstiegsgespräche einfach durchzuführen, schnell vorbei, erfordern kein Budget und liefern eine Fülle von Informationen. Mit anderen Worten, es ist eine Art magischer Segen für die Personalabteilung Ihres Unternehmens. Es handelt sich um eine kleine Investition - von Zeit und Ressourcen - mit der Sie große Gewinne erzielen können.

Vorteil 5: Konstruktives Feedback einholen

Wenn diese Gespräche effektiv durchgeführt werden, können die gesammelten Daten dazu beitragen, wertvolle Erkenntnisse in Form von Feedback zu gewinnen. Diese letzte Form des Beitrags wird sich auf lange Sicht als sehr vorteilhaft erweisen.

Ausscheidende Mitarbeiter sind in der Regel ehrlicher und offener, wenn es darum geht, das Gute, das Schlechte und das Hässliche zu beschreiben. Es kommt häufiger vor, dass Sie sich mit einer Form von negativem Feedback konfrontiert sehen. Nehmen Sie es mit einem Körnchen Salz. Betrachten Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter als eine Möglichkeit, daraus zu lernen und sich zu verbessern. Ebenso hilft Ihnen positives Feedback, die Stärken Ihrer Unternehmenskultur zu verstehen.

7 Wege zur Durchführung effektiver Entlassungsgespräche

Auch wenn ein ausscheidender Mitarbeiter die letzte Person zu sein scheint, die Sie beeindrucken wollen, sollten Sie einen entscheidenden Punkt nicht vergessen. Jeder ausscheidende Mitarbeiter ist die beste Form der "Werbung", in die Ihr Unternehmen investieren kann. Sie sind vielleicht nicht mehr Teil Ihres Unternehmens, aber sie werden immer noch über ihre Erfahrungen dort sprechen.

Daher ist es sinnvoll, dass Sie einem ausscheidenden Mitarbeiter zum Abschied ein Erlebnis bieten, das Ihr Unternehmen in einem guten Licht erscheinen lässt. In solchen Fällen sind die Mitarbeiter eher bereit, positives Feedback über Ihre Unternehmenskultur zu geben.

Die Vorbereitung auf ein Austrittsgespräch kann stressig sein. Wenn Sie jedoch ernsthaft daran interessiert sind, aussagekräftige Austrittsgespräche zu führen, sollten Sie die folgenden sieben Punkte beachten:

1. Wählen Sie das richtige Gesprächsformat

Bei der Durchführung von Austrittsgesprächen sollten beide Parteien berücksichtigt werden. Für einen Interviewer ist ein persönliches Gespräch die beste Möglichkeit, das Beste aus dem Treffen herauszuholen.

Durch ein persönliches Gespräch können Sie zeigen, dass Sie sich wirklich dafür interessieren, was der ausscheidende Mitarbeiter zu sagen hat.

Ein persönliches Gespräch ermöglicht es, die Diskussion wie ein Gespräch zu führen. Dies wiederum führt dazu, dass sich der Befragte so weit entspannt, dass er Ihnen ein wertvolles Mitarbeiter-Feedback geben kann, das Sie zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung nutzen können. Es gibt nichts Schöneres als einen warmen Händedruck und ein Schulterklopfen zum Abschied.

Allerdings gibt es auch eine Kehrseite. Nicht jeder ausscheidende Mitarbeiter fühlt sich wahrscheinlich bei einem persönlichen Gespräch wohl. Der Prozess des Austrittsgesprächs wird weniger zufriedenstellende Ergebnisse liefern, wenn der Mitarbeiter nicht daran teilnehmen möchte!

Um solchen Szenarien entgegenzuwirken, sollten Sie einem ausscheidenden Mitarbeiter eine Alternative zu einem persönlichen Gespräch anbieten. Dies kann in Form eines Online-Fragebogens oder sogar eines Telefoninterviews geschehen.

2. Wissen, welche Fragen zu stellen sind

Es ist besser, sich vorher vorzubereiten und zu wissen, welche Fragen man stellen will, als mit einem Haufen unzusammenhängender Fragen loszulegen, die für die spätere Analyse nicht hilfreich sind. Achten Sie jedoch darauf, dass das gesamte Gespräch ungeschrieben wirkt und klingt, da sonst die positive Stimmung des Treffens verloren geht.

Versichern Sie dem ausscheidenden Mitarbeiter außerdem, dass das Gespräch absolut vertraulich ist. Ihr Name wird bei der Weitergabe der gesammelten Daten nirgends genannt.

3. Wissen, welche Fragen zu vermeiden sind

Unabhängig von Ihren Absichten und davon, wie viele Fragen Sie stellen möchten, sollten Sie es vermeiden, einige Fragen während eines Austrittsgesprächs zu stellen. Diese könnten in die folgende Kategorie fallen

• Fragen zu bestimmten Personen oder Teammitgliedern
• Fragen zu Klatsch und Tratsch im Büro und zum Arbeitsumfeld
• Unverblümte Fragen zu den Gründen, warum sie das Unternehmen verlassen
• Fragen, mit denen versucht wird, den Mitarbeiter von seinem Vorhaben abzubringen

Solche Fragen führen dazu, dass sich die Mitarbeiter schuldig, defensiv oder einfach nur unglücklich fühlen. Stellen Sie sicher, dass das letzte, was ein ausscheidender Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen mitnimmt, eine positive Erfahrung ist und nicht das Gefühl, in die Enge getrieben zu werden und unangenehme Fragen gestellt zu bekommen.

4. Teilen Sie das Feedback

Um den größten Nutzen aus einem Austrittsgespräch zu ziehen, müssen Sie die gesammelten Daten regelmäßig analysieren. Ein einzelnes Mitarbeiterfeedback ist weder genau noch wertvoll. Aber Daten, die aus verschiedenen Quellen gesammelt werden, können Ihnen echte und präzise Informationen liefern.

Sehr oft benötigen auch andere Personen als die Personalabteilung, z. B. leitende Angestellte, Zugang zu den Mitarbeiterfeedbackdaten. Vielleicht stellen Sie ein Muster oder ähnliche Probleme fest, wenn Sie mehrere Austrittsgespräche hintereinander führen. In diesem Fall können Sie das Mitarbeiterfeedback an das Führungsteam weitergeben und sich von den leitenden Angestellten bei der Ausarbeitung eines Aktionsplans helfen lassen. Ebenso können Sie externe Berater engagieren, um die Muster und Daten effizienter zu verstehen.

5. Halten Sie das Gespräch kurz und einfach

Die Zeit des Ausscheidens ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den ausscheidenden Mitarbeiter eine unangenehme Zeit.

Wann immer möglich, sollte das Austrittsgespräch von einer anderen Person als dem Vorgesetzten des ausscheidenden Mitarbeiters geführt werden. Am besten lassen Sie das Gespräch von einer Führungskraft aus der Personalabteilung führen. Führen Sie das Gespräch an einem privaten Ort (z. B. in einem Konferenzraum) und halten Sie es kurz und bündig.

Ein ausscheidender Mitarbeiter möchte wahrscheinlich nicht an seinem letzten Tag in einem stundenlangen Gespräch stecken bleiben. Lassen Sie ihnen die Wahl, wann und wie sie ihre Austrittsgespräche führen wollen. Im Falle eines persönlichen Gesprächs sollten Sie versuchen, das Gespräch offen, ehrlich und auf den Punkt zu bringen.

6. Vermitteln Sie dem ausscheidenden Mitarbeiter den Wert des Feedbacks

Denken Sie daran, dass einige ausscheidende Mitarbeiter zögern, ehrliche Antworten zu geben, weil sie befürchten, dass negatives Feedback zu einer schlechten Referenz führen könnte.

Lassen Sie den Mitarbeiter wissen, dass Sie identifizierende Informationen aus seinem Feedback entfernen werden, wenn Sie es mit anderen Führungskräften teilen. Geben Sie dem Mitarbeiter seinen letzten Gehaltsscheck und alle erforderlichen Unterlagen, die er vom Unternehmen benötigt. Stellen Sie im weiteren Verlauf des Gesprächs allgemeine Fragen, um etwas über die Entscheidung des Mitarbeiters zu erfahren, das Unternehmen zu verlassen.

7. Umfrage-Tools verwenden

Nehmen wir an, Sie sind daran interessiert, Daten aus Austrittsgesprächen zu erhalten, um die Problembereiche Ihres Unternehmens aufzuzeigen. In diesem Fall ist es am besten, die Austrittsgespräche über ein Online-Umfragetool durchzuführen.

Ein Online-Befragungstool bietet eine Vielzahl von Vorteilen, wie z. B.:

Vordefinierte intelligente Fragen

Sie müssen nicht lange überlegen, welche Fragen Sie in den Austrittsgesprächen stellen sollen. Ein Online-Befragungstool erleichtert die Erfassung der relevanten Mitarbeiter-Feedback-Daten mit einer Reihe vordefinierter Fragen.

Schneller

Der Zeitaufwand für eine Online-Umfrage ist im Durchschnitt um zwei Drittel geringer als bei herkömmlichen persönlichen Befragungen. So sparen Sie die Zeit, die Sie für die Planung des Treffens, die Durchführung der Befragung, die manuelle Auswertung der Ergebnisse usw. benötigen.

Schnelle Analyse

Die Ergebnisse von Online-Umfragen lassen sich schnell analysieren und die gesammelten Ausgangsdaten in Echtzeit betrachten. Die Befragten geben ihre Antworten online ab, die dann zur leichteren Überprüfung in der Cloud gespeichert werden. Auf diese Weise wird die Analyse viel einfacher, straffer und steht sofort für die Erstellung eines Aktionsplans zur Verfügung.

Die 18 besten Fragen für ein Ausstiegsgespräch, die Sie kennen sollten

Brauchen Sie Hilfe bei einigen nützlichen Fragen für ein Austrittsgespräch? Hier sind einige der sinnvollsten Fragen, die Sie Ihren ausscheidenden Mitarbeitern stellen können:

1. Wie würden Sie Ihre Arbeitsbeziehung zu Ihrem Vorgesetzten beschreiben?

2. Was könnte Ihr Vorgesetzter Ihrer Meinung nach tun, um die Unternehmenskultur zu verbessern?

3. Was war das Beste an Ihren alltäglichen Aufgaben?

4. Gibt es etwas in Ihrer Stellenbeschreibung, das Sie gerne ändern würden?

5. Was haben Sie an der Unternehmenskultur am meisten geschätzt?

6. Welcher Aspekt der Unternehmenskultur kann verbessert werden, um einen besseren Arbeitsplatz zu schaffen?

7. Hatten Sie bei der Ausübung Ihrer Tätigkeit genügend Ressourcen und Unterstützung zur Verfügung?

8. Wurde Ihre Stellenbeschreibung während des Einstellungsverfahrens richtig erklärt?

9. War Ihnen bewusst, welche Erwartungen an Sie gestellt werden?

10. Haben Sie genügend konstruktives Feedback erhalten, das Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit hilft?

11. Wie können Sie Ihre Erfahrungen mit dem Mitarbeiter-Feedback-Verfahren des Unternehmens beschreiben?

12. Haben Sie sich in unserem Unternehmen engagiert gefühlt?

13. Haben Sie die Ziele des Unternehmens klar verstanden und hatten Sie das Gefühl, an der Erreichung dieser Ziele beteiligt zu sein?

14. Hat das Management Sie bei der Erreichung Ihrer Karriereziele unterstützt?

15. Welches sind die wesentlichen Qualitäten, die das Unternehmen Ihrer Meinung nach bei Ihrer Nachfolge anstreben sollte?

16. Sollte Ihrer Meinung nach etwas in der Stellenbeschreibung selbst hinzugefügt oder gestrichen werden?

17. Was würde Sie dazu bewegen, in Zukunft wieder für dieses Unternehmen zu arbeiten?

18. Würden Sie unser Unternehmen Ihren Freunden und Ihrer Familie als hervorragenden Arbeitsplatz empfehlen?

Wie können Ausstiegsgespräch funktionieren?

Mit der Durchführung eines Entlassungsgesprächs allein ist es nicht getan. Entlassungsgespräche sind eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, was den Mitarbeitern gefällt, was sie hassen und was sie ändern würden.

Zu wissen, wie man diese Erfahrungen weiter verbessern kann, wäre nur das Tüpfelchen auf dem i.

Mitarbeiter, die das Unternehmen vor kurzem verlassen haben, sind eher bereit, offen über ihre Erfahrungen zu sprechen, was einem Unternehmen helfen kann, seine Schwachstellen zu erkennen.

Sie haben nichts mehr zu verlieren, was es ihnen erleichtern kann, ihre Meinung zu äußern. Außerdem waren sie vielleicht gerade auf Stellensuche und wissen daher, wie das Unternehmen im Vergleich zu anderen Arbeitgebern abschneidet.

Diese Informationen können genutzt werden, um Strategien und Prozesse zu verbessern, die Mitarbeiter für die Ziele des Unternehmens zu begeistern und eine Unternehmenskultur zu schaffen, die die Loyalität fördert.

Solche Einblicke sind entscheidend für die Verbesserung des Arbeitsumfelds und für den Kontakt mit den Mitarbeitern auf einer menschlichen Ebene.

Ausstiegsgespräch sind gut für die Unternehmenskultur

Eines der besten Dinge an Austrittsgesprächen ist, dass sie Ihnen die Möglichkeit geben, sich von einer Person, die für Sie da war, wenn Sie Probleme hatten, auf eine herzliche und bedeutungsvolle Weise zu verabschieden.

Die Befolgung dieser sieben Taktiken ist daher ein unverzichtbares Hilfsmittel, um ein reibungsloses Vorstellungsgespräch zu ermöglichen.

Kennen Sie weitere Möglichkeiten, wie ein Austrittsgespräch sinnvoller gestaltet werden kann? Sagen Sie es uns in den Kommentaren unten!