8 etapas fáceis para criar um novo processo de integração de funcionários

Sem a integração de funcionários, as empresas perdem 25% de todos os novos funcionários em um ano.
– Pesquisa de Mobilidade da Força de Trabalho Aliada (Fonte)

Tanto você quanto seus novos contratados precisam passar por processos longos e trabalhosos para contratar e ser contratado. Você precisa classificar a longa lista de candidatos e encontrar aqueles cujas expectativas se alinham às suas. Portanto, é crucial que esses grandes talentos se sintam engajados desde o primeiro dia.

Os planos de integração destinam-se a familiarizar os novos funcionários com os objetivos gerais de uma empresa e apoiá-los à medida que embarcam em projetos iniciais, tudo em um esforço para alcançar a percepção de sucesso (e produtividade) rapidamente. – Peter Vanden Bos of Inc

O que é Integração de Funcionários?

Integração de funcionários refere-se à contratação de um novo funcionário e familiarização com a cultura da organização . A integração eficaz tem tudo a ver com planejar e pensar do ponto de vista do novo funcionário. Isso é feito para que os novos funcionários possam entender a cultura da sua empresa, suas tarefas diárias e se tornarem membros contribuintes para a organização. Uma integração bem-sucedida começa desde a contratação de seu novo funcionário até que ele se estabeleça em sua função.

Vamos identificar os 4 Cs a seguir para criar um processo de integração bem-sucedido:

Conformidade- As medidas de conformidade geralmente incluem um resumo das políticas da empresa, requisitos de confidencialidade, regulamentos de segurança e muito mais.

Esclarecimento- O esclarecimento garante que os funcionários compreendam sua nova função de trabalho e o que se espera deles. Esta etapa é realizada para definir as expectativas de desempenho e responsabilidades tanto para o novo contratado quanto para o gerente.

Cultura- Cultura é uma categoria ampla que inclui fornecer a todos os novos funcionários um senso de normas organizacionais - formais e informais.

Conexão- Faça com que os novos contratados se sintam parte da família agora. Nesta etapa, os colaboradores integram-se à sua nova equipe e passam a contribuir para a visão da empresa.

Integração de funcionários e orientação de funcionários não são a mesma coisa.

Dentro da orientação, todos os funcionários recebem uma introdução formal à missão, visão e valores da empresa. Por outro lado, a orientação dos funcionários-

• Geralmente acontece nas primeiras semanas de contratação de um funcionário.
• Os líderes da empresa fazem apresentações, narram histórias e realizam sessões de perguntas e respostas para dar vida à cultura da empresa.
• Os novos contratados aprendem sobre as políticas da empresa, os benefícios que obterão e assim por diante.

Por outro lado, um processo de integração de funcionários é uma introdução profunda e completa de um funcionário individual.

• A integração bem-sucedida é um processo contínuo e contínuo. Pode durar 90 dias ou até mesmo estender-se por um ano inteiro.
• O indivíduo é atribuído a seus departamentos, membros da equipe, mentores e a quem eles se reportarão.
• A orientação se enquadra em um programa de integração de funcionários.

Como construir um novo processo de integração de funcionários?

Abaixo, incluímos uma lista de verificação de integração que ajudará os gerentes de RH a elevar a experiência de integração dos funcionários.

1. Processo de Contratação

Um processo de contratação tranquilo é o primeiro passo para um processo de integração de funcionários bem-sucedido. No entanto, a contratação e a integração são dois estágios separados e suas bordas se confundem. Seus novos contratados ou entrevistados têm uma ideia da sua empresa durante o processo de contratação, portanto, para causar uma boa impressão, você deve:

• Você deve escrever uma descrição de trabalho clara e descritiva listando as principais responsabilidades que seus novos contratados devem cumprir.
• Liste o número de estágios pelos quais um novo contratado passará durante a entrevista.
• Não deixe seus novos contratados esperando por sua resposta; acompanhe com frequência.
• Os entrevistados merecem toda a sua atenção em relação a perguntas e dúvidas.
• Informe-os sobre as verificações de antecedentes dos funcionários e detalhes de referência.

2. Entrega de Carta de Oferta

Dar descaradamente uma oferta de emprego sem acompanhamento parece rude e pouco profissional. É preciso haver um planejamento adequado para distribuir ofertas e indicar datas de início para novas contratações. Para um processo contínuo, você deve-

• Em vez de confirmação por e-mail, opte por um telefonema, pois são mais pessoais e oferecem uma melhor comunicação. Verifique a disponibilidade de seus novos funcionários, informe-os de que foram selecionados, defina uma data para as negociações salariais e ofereça a aceitação da carta.
• Os novos funcionários esperam um comportamento cortês durante as negociações salariais. Seja flexível o suficiente para entender seus compromissos e, consequentemente, decidir sobre as remunerações. Uma negociação salarial bem conduzida gera respeito e incentiva a advocacia.
• Após todas as negociações e consenso mútuo, é hora de entregar a carta de oferta ao seu novo contratado e informá-lo sobre a data de início. Seja flexível ao decidir a data de início, pois os novos contratados podem ter compromissos anteriores dos empregadores anteriores.
• Informe a equipe do novo contratado sobre a data de ingresso para planejar as boas-vindas de um novo membro da equipe.
• Transfira todas as informações sobre sua nova contratação para o seu Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS). Em vez de pedir seus detalhes e documentos novamente, considere manter um registro dos detalhes enviados e transferi-los para seu software de integração.

3. Uma semana antes do primeiro dia do seu novo funcionário

Não espere a data de início do novo funcionário para terminar a papelada e distribuir os itens de escritório necessários. Marque um horário antes de ingressar e concluir todo o trabalho jurídico essencial do escritório e criar credenciais e IDs do escritório. Siga estas etapas para uma experiência de integração sem problemas-

• Um Contrato de Trabalho.
• Um Acordo de Não Divulgação.
• Um Contrato de Invenção do Empregado.
• Um Manual do Funcionário.
• Formulário W-4 do IRS.
• IRS formulário I-9.
• Um formulário de depósito direto

Configure as contas online do seu novo funcionário, o que inclui:

• E-mail da empresa
• Mensagem instantânea da empresa (Slack, Skype, etc.)
• Software HRIS da empresa
• Credenciais de login do software

Forneça a eles os equipamentos tecnológicos necessários

• Um laptop
• Um telefone
• Um rato
• Um fone de ouvido

Outros requerimentos

• Confirme seus números de telefone
• Prepare o ID da empresa e as placas de identificação
• Agende reuniões introdutórias com os membros da equipe do novo funcionário
• Planeje um almoço de boas-vindas
• Pense na primeira tarefa do novo contratado
• Antes que os novos funcionários possam ingressar, envie-lhes um e-mail de boas-vindas e endereço da empresa, mapas e detalhes de contato necessários para qualquer tipo de assistência.

4. Um dia antes do primeiro dia do seu novo contratado

Para implementar uma integração de funcionários bem-sucedida, você deve fazer com que o funcionário se sinta incluído desde o primeiro dia. Como gerente de RH ou gerente de contratação, você deve preparar suas boas-vindas um dia antes. Deixe-nos mostrar-lhe como pode planear as suas boas-vindas:

• Certifique-se de que a mesa do seu novo contratado esteja limpa e higienizada.
• Configure o kit de boas-vindas que inclui uma camiseta da empresa, caneca da empresa, carta de boas-vindas, manual, caderno, outros artigos de papelaria, etc.
• Certifique-se de que os IDs de e-mail do recém-chegado estejam configurados para que eles recebam convites para reuniões regulares.
• Informe as respectivas equipes e gerentes sobre a entrada do novo funcionário.

5. Primeiro dia do seu novo funcionário

É hora de dar as boas-vindas ao seu novo funcionário e fazê-lo se sentir confortável. O envolvimento dos funcionários começa desde o primeiro dia e, se você seguiu os processos anteriores com atenção, informaremos o processo de integração do recém-chegado.

• Garanta que seus novos contratados não sejam deixados sozinhos quando entrarem em seu escritório. Designe alguém para as boas-vindas.
• Dê-lhes um tour de escritório de banheiros para a cozinha para salas de reuniões e sua mesa.
• Torná-los cientes de sua agenda e horários de escritório.
• Organize um programa de orientação com seus gerentes e RH para que eles entendam o produto e o negócio.
• Agende um horário estipulado para a papelada.
• Se você organizou o almoço, acompanhe-os com os membros da equipe.
• Permita que seus novos contratados configurem sua mesa, laptop e senhas.
• Reunião individual com o RH para auxiliar na elaboração do código de conduta, licenças, seguros, programa de recompensas e reconhecimento, política de diversidade e inclusão e outros benefícios aos funcionários.

6. Durante a primeira semana de adesão

Até agora, seu novo funcionário deve ser apresentado aos membros da equipe e ao cargo. Depois que eles começarem a se adaptar à cultura e à ética do seu escritório, você deve:

Defina metas e objetivos claros para que os novos funcionários atinjam suas metas para o próximo mês.

• Visualize um projeto de desempenho de 3 meses para eles trabalharem.
  Use o procedimento de crítica construtiva para dar feedback sobre suas tarefas iniciais.
• Mantenha um controle sobre eles e seu comportamento em relação a outros membros da equipe e vice-versa para erradicar qualquer incômodo tóxico.
• Mencione-os e use suas habilidades de liderança para analisar seu potencial para que eles tenham o melhor desempenho.

7. Durante os primeiros três meses do seu novo funcionário

Passaram-se 90 dias e, a essa altura, seu funcionário já deve se acostumar com seu ambiente de trabalho, suas equipes e seus líderes. Depois de construir um relacionamento com seu novo contratado, nos próximos três meses, você deve:

• Acompanhe o progresso deles por meio de reuniões individuais regulares.
• Faça uma verificação informal do dib para tratar de preocupações imediatas.
• Continue dando feedback regular e oportunidades de avaliação.
• A mentoria reversa pode ajudá-lo a entender melhor seus novos funcionários.
• Acelere a carga de trabalho para reduzir as possibilidades de estresse e esgotamento.
• Peça a eles para dar feedback sobre seu processo de integração por meio de um questionário ou pesquisa.

8. Após um ano

Um bom processo de integração pode ser monumental na retenção de seus funcionários durante o primeiro ano. Mas o desligamento é altamente provável de ocorrer após o final do primeiro ano de um funcionário. Como resultado, é fundamental que os empregadores planejem o desenvolvimento futuro de seus funcionários e mostrem a eles como será seu futuro na empresa.

Enquanto isso, se você ainda não o fez, agora é o momento perfeito para um líder de recursos humanos avaliar o desempenho de um funcionário. Se você descobrir que seu funcionário está tendo um bom desempenho tanto individualmente quanto como parte de uma equipe maior, você sabe que seu processo de integração foi um sucesso

Resultado final

Portanto, para fornecer aos seus novos contratados uma experiência de funcionário, você precisa criar um programa de integração abrangente e eficaz. Para sua ajuda, você pode empregar um software de integração de funcionários bem-sucedido. Ele automatiza a integração de novos contratados, economizando tempo e dinheiro no dia a dia.

Como seus contratados se sentem nos primeiros meses de ingresso, isso se refletirá em seu desempenho e produtividade. Isso também afetará sua ética de trabalho e, mais importante, sua vontade de continuar em sua organização.