✨ Empower Your Team for Excellence : The Complete Handbook for Boosting Employee Engagement and Driving Peak Performance
+

7 eenvoudige stappen om een inwerkproces voor nieuwe werknemers op te zetten

Last Updated on 
7 min read
onboarding

Zonder inwerkprocedure van werknemers verliezen bedrijven 25 procent van alle nieuwe werknemers binnen een jaar.


– Allied Workforce Mobility Survey (Source)

Zowel u als uw nieuwe medewerkers moeten lange en moeizame processen doorlopen om mensen aan te werven en aangenomen te krijgen. U moet de lange lijst met kandidaten sorteren en kandidaten vinden die aan uw verwachtingen voldoen. Daarom is het van cruciaal belang dat deze toptalenten zich vanaf hun eerste dag betrokken voelen.

Onboardingplannen zijn bedoeld om nieuwe werknemers vertrouwd te maken met de algemene doelstellingen van een bedrijf en hen te ondersteunen wanneer ze aan de eerste projecten beginnen, dit alles in een poging om snel de perceptie van succes (en productiviteit) te bereiken. - Peter Vanden Bos van Inc

Wat is onboarding van werknemers?

Onboarding van werknemers is het aannemen van een nieuwe werknemer en hem vertrouwd maken met de cultuur van de organisatie. Effectief onboarden draait om het plannen en denken vanuit het oogpunt van uw nieuwe werknemer. Het wordt gedaan zodat nieuwe werknemers uw bedrijfscultuur kunnen begrijpen, hun dagelijkse taken, en bijdragende leden van de organisatie kunnen worden. Een succesvolle onboarding begint bij de aanwerving van uw nieuwe werknemer totdat hij of zij is gesetteld in zijn of haar rol.

Onboarding van werknemers en oriëntatie van werknemers zijn niet hetzelfde.

Tijdens de oriëntatie krijgen alle werknemers een formele inleiding in de missie, visie en waarden van de onderneming. Werknemers oriëntatie-

  • Het gebeurt meestal in de eerste paar weken na het aannemen van een werknemer.
  • De bedrijfsleiders geven presentaties, vertellen verhalen en houden vraag-antwoordsessies om de bedrijfscultuur tot leven te brengen.
  • Nieuwe werknemers leren over het beleid van het bedrijf, de voordelen die ze zullen krijgen, enzovoort.
  • Anderzijds is een onboardingproces voor werknemers een diepgaande en grondige introductie van een individuele werknemer.
  • Succesvolle onboarding is een doorlopend en continu proces. Het kan 90 dagen of zelfs een heel jaar duren.
  • Het individu krijgt een afdeling toegewezen, teamleden, mentoren, en aan wie hij zal rapporteren.
  • Oriëntatie valt onder een onboardingprogramma voor werknemers.

Hoe bouw je een inwerkproces voor nieuwe werknemers?

Hieronder hebben we een onboarding checklist opgenomen die HR managers zal helpen om de onboarding ervaring van werknemers te verbeteren.

1. Aanwervingsproces

hiring-process

Een vlotte aanwerving is de eerste stap naar een succesvolle onboarding van werknemers. Aanwerving en onboarding zijn echter twee afzonderlijke fasen waarvan de grenzen vervagen. Uw nieuwe werknemers of geïnterviewden krijgen een idee van uw bedrijf tijdens het aanwervingsproces, dus om een goede indruk op te bouwen, moet u:

  • U moet een duidelijke en beschrijvende functiebeschrijving opstellen met de belangrijkste verantwoordelijkheden waaraan uw nieuwe medewerkers moeten voldoen.
  • Maak een lijst van het aantal stadia dat een nieuwe aanwerving zal doorlopen tijdens het sollicitatiegesprek.
  • Laat uw nieuwe werknemers niet wachten op uw antwoord; zorg voor een regelmatige opvolgen.
  • De ondervraagden verdienen uw onverdeelde aandacht met betrekking tot en op vragen en verzoeken.
  • Vertel hen over achtergrondcontroles van werknemers en referentiegegevens.

2. Uitreiking Aanbiedingsbrief

handing-out-offer-letter

Onbeschaamd een werkaanbod doen zonder follow-up lijkt onbeleefd en onprofessioneel. Er moet een goede planning zijn voor het uitdelen van aanbiedingen en het intimideren van startdata voor nieuwe aanwervingen. Voor een naadloos proces, moet u-

  • Kies in plaats van een bevestiging per e-mail voor een telefoongesprek, omdat dit persoonlijker is en een betere communicatie biedt. Informeer naar de beschikbaarheid van uw nieuwe werknemers, laat hen weten dat ze geselecteerd zijn, prik een datum voor salarisonderhandelingen en de aanvaarding van de aanbiedingsbrief.

  • Nieuwe werknemers verwachten hoffelijk gedrag tijdens salarisonderhandelingen. Wees flexibel genoeg om hun verbintenissen te begrijpen en dienovereenkomstig te beslissen over de lonen. Een goed gevoerde salarisonderhandeling dwingt respect af en stimuleert pleitbezorging.

  • Na alle onderhandelingen en een wederzijdse consensus, is het tijd om de aanbiedingsbrief te overhandigen aan uw nieuwe aanwerving en hen te laten weten over hun startdatum. Wees flexibel bij het bepalen van de startdatum, want de nieuwe werknemers hebben misschien al verplichtingen bij hun vorige werkgever.

  • Laat het team van de nieuwe medewerker weten wanneer hij/zij in dienst treedt, zodat het nieuwe teamlid welkom geheten kan worden.

  • Breng alle informatie over uw nieuwe aanwerving over naar uw Human Resource Information System (HRIS). In plaats van opnieuw naar hun gegevens en documenten te vragen, kunt u overwegen een register bij te houden van de verstrekte gegevens en deze over te brengen naar uw onboardingssoftware.

3. Een week voor de eerste dag van uw nieuwe werknemer

one-week-before-your-employee-s-first-day

Wacht niet tot de startdatum van de nieuwe werknemer om het papierwerk af te ronden en de nodige kantoorartikelen af te geven. Maak een afspraak voordat u in dienst treedt en klaar bent met al het essentiële juridische werk op kantoor en het aanmaken van kantoorreferenties en ID's. Volg deze stappen voor een probleemloze inwerkervaring-

  • Een arbeidsovereenkomst.
  • Een geheimhoudingsverklaring.
  • Een werknemers uitvindingsovereenkomst.
  • Een werknemershandboek.
  • IRS formulier W-4.
  • IRS formulier I-9.
  • Een formulier voor directe storting

Stel de online accounts van uw nieuwe werknemer in, waaronder...

  • Bedrijf e-mail
  • Bedrijf instant bericht (Slack, Skype, etc.)
  • HRIS-software van het bedrijf
  • Inloggegevens software

Voorzie hen van de nodige technische uitrusting

  • Een laptop
  • Een telefoon
  • Een muis
  • Een koptelefoon

Andere vereisten

  • Bevestig hun telefoonnummers
  • Maak hun bedrijfs ID en naamplaatjes klaar
  • Plan introductiebijeenkomsten met teamleden van nieuwe medewerkers
  • Plan een welkomstlunch
  • Denk aan de eerste opdracht van de nieuwe aanwinst
  • Stuur de nieuwe werknemers, voordat zij in dienst kunnen treden, een welkomstmail met het adres van het bedrijf, plattegronden en de nodige contactgegevens voor elke vorm van assistentie.

4. Eén dag voor de eerste dag van je nieuwe aanwinst

One-day-before-your-new-hire-s-first-day

Om een succesvolle onboarding van werknemers te implementeren, moet u ervoor zorgen dat de werknemer zich vanaf de allereerste dag betrokken voelt. Als HR-manager of aanwervende manager moet u hun onthaal een dag van tevoren voorbereiden. Laat ons zien hoe u hun welkom kunt plannen:

  • Zorg ervoor dat het bureau van je nieuwe aanwinst schoongemaakt en ontsmet is.
  • Stel een welkomstpakket samen dat bestaat uit: een T-shirt van het bedrijf, een mok, een welkomstbrief, een handboek, een notitieboekje, ander briefpapier, enz.
  • Zorg ervoor dat de e-mail-ID's van de nieuwkomers zo zijn ingesteld dat zij regelmatig uitnodigingen voor bijeenkomsten ontvangen.
  • Breng de respectieve teams en managers op de hoogte van de komst van de nieuwe werknemer.

5. Eerste dag van uw nieuwe werknemer

First-Day-of-your-new-employee

Het is tijd om uw nieuwe werknemer te verwelkomen en het hem naar de zin te maken. Werknemersbetrokkenheid begint vanaf de eerste dag, en als u de vorige processen ijverig hebt gevolgd, zullen wij u het verdere proces vertellen voor de onboarding van uw nieuwkomer.

  • Zorg ervoor dat uw nieuwe medewerkers niet alleen gelaten worden als ze uw kantoor binnenkomen. Wijs iemand aan voor hun verwelkoming.
  • Geef ze een rondleiding op kantoor, van toiletten tot de keuken, vergaderzalen en hun bureau.
  • Maak hen bewust van hun schema en kantooruren.
  • Organiseer een oriëntatieprogramma met hun managers en HR, zodat zij het product en de activiteiten begrijpen.
  • Plan een bepaalde tijd voor het papierwerk.
  • Als je lunch geregeld hebt, begeleid ze dan met hun teamleden.
  • Geef uw nieuwkomers de tijd om hun bureau, laptop en wachtwoorden in te stellen.
  • Eén-op-één gesprek met de HR om de gedragscode, het verlofbeleid, de verzekering uit te werken, beloningen en erkenningsprogramma,beleid inzake diversiteit en inclusie, en andere personeelsbeloningen .

6. Tijdens de eerste week van de toetreding

During-the-first-week-of-joining

Uw nieuwe werknemer moet nu al kennismaken met zijn teamleden en zijn functie. Zodra ze zich beginnen aan te passen aan uw kantoorcultuur en ethiek, moet u:

Stel duidelijke doelen en doelstellingen voor de nieuwe werknemers om hun doelstellingen voor de komende maand te bereiken.

  • Visualiseer een prestatieproject van 3 maanden voor hen om aan te werken.Gebruik de procedure van opbouwende kritiek om feedback te geven op hun eerste taken.
  • Houd een oogje op hen en hun gedrag ten opzichte van andere teamleden en vice versa om toxische storingen uit te bannen.
  • Mentor hen en gebruik uw leiderschapskwaliteiten om hun potentieel te analyseren zodat ze het best presteren.

7. Tijdens de eerste drie maanden van uw nieuwe werknemer

During-your-new-employee-s-first-three-months

90 dagen zijn voorbij, en uw werknemer moet nu gewend raken aan uw werkomgeving, teams en leiders. Nadat u een band hebt opgebouwd met uw nieuwe aanwinst, moet u in de volgende drie maanden:

  • Volg hun vooruitgang via regelmatige één-op-één gesprekken.
  • Houd een informele controle om directe problemen aan te pakken.
  • Blijf regelmatig feedback en beoordelingsmogelijkheden geven.
  • Omgekeerd mentorschap kan u helpen uw nieuwe werknemers beter te begrijpen.
  • Vraag hen om feedback over uw onboardingproces via een vragenlijst of een enquête.
  • Beperk de werklast om de kans op stress en burn-out te verminderen.

Onderste regel

Daarom, om uw nieuwe medewerkers te voorzien van een bevredigende ervaring, moet u een uitgebreide en effectieve onboarding programma op te bouwen. Voor uw hulp, kunt u gebruik maken van een succesvolle werknemer onboarding software. Het automatiseert de nieuwe aanwerving onboarding, bespaart dag tot dag tijd en geld.

Hoe uw nieuwe medewerkers zich voelen in de eerste maanden na hun indiensttreding, zal blijken uit hun prestaties en productiviteit. Het zal ook een invloed hebben op hun werkethiek en, nog belangrijker, op hun bereidheid om bij uw organisatie te blijven.

envelope
Subscribe for HR Insights

The Ultimate Guide to Employee Rewards and Recognition