Exclusive : 1st Global Rewards and Recognition Benchmarking Report (India) 2023-24 powered by SHRM India
+

15 interessante ideeën voor teamvergaderingen voor een betere teambetrokkenheid

Last Updated on 
8 min read
ideeen-voor-teamvergaderingen

Kantoor- of teamvergaderingen zijn een belangrijk onderdeel van een succesvolle organisatie. Het meest kritieke probleem met vergaderingen is echter dat ze eentonig zijn en niets bijdragen aan de betrokkenheid van werknemers. Maar wat als u een aantal geweldige ideeën voor teamvergaderingen tegenkomt die de efficiëntie van deze vergaderingen omhoog kunnen helpen?

U moet uw creatieve kant aanboren om vergaderingen impactvoller, effectiever en leuker te maken. Bovendien moet u de vergaderingen kort maar effectief houden om de doelstellingen van de vergadering te halen. Wist u ook dat in 2020 36% van de vergaderingen 30 minuten duurde, terwijl slechts 20% van de vergaderingen een uur duurde.

team-meeting-1

Als productiviteit uw doel is, helpen urenlange vergaderingen niet.

Maak u geen zorgen over hoe u betrokkenheid kunt injecteren in uw teamvergaderingen. In dit artikel vindt u goede en gezonde ideeën om uw werknemers aan te moedigen en te betrekken bij vergaderingen.

15 geweldige ideeën voor teamvergaderingen voor een betere betrokkenheid

Hier is een lijst met enkele ideeën die u kunt uitproberen voor uw team en kijken of het werkt om de betrokkenheid te vergroten en de vermoeidheid te verminderen.

1. Begin met A quiz

Start-With-A-Quiz

Een zekere manier om teamvergaderingen interessant te maken is door ze te beginnen met vragen die relevant zijn voor de discussie. U kunt het zien als een soort hersenkraker die uw medewerkers op de proef stelt. Het belangrijkste doel is te begrijpen hoe goed uw medewerkers het onderwerp kennen.

Bovendien zullen zij hierdoor actieve deelnemers worden en ideeën bespreken die zij anders zouden hebben gemist. Dit creëert een perfecte gelegenheid om prioriteiten te stellen voor de onderwerpen die tijdens de vergadering worden besproken.

Zorg ervoor dat de vragen boeiend en interessant zijn.

2. Begin de vergadering met een overwinning

Het is altijd een goed idee om iets positief te beginnen. Begin elke vergadering met een prestatie van het team. Dit zal de werknemers motiveren om het goede werk te blijven doen. Het is een positieve bekrachtiging die ongetwijfeld de energie van de vergadering en het werknemersmoreel een boost zal geven.

Werknemers kijken uit naar dergelijke vergaderingen omdat ze weten dat de omgeving positief en constructief zal zijn.

Wees dankbaar voor elk teamlid en hun bijdragen aan de organisatie.

</p>

3. Probeer verschillende locaties uit

Try-Out-Different-Locations

Wanneer vergaderingen in dezelfde setting worden gehouden, kan het op den duur saai en eentonig worden en de werknemers uitputten. Er is een grotere kans dat hun bereidheid om deel te nemen aan de vergadering op den duur afneemt.

Het beste alternatief om de aanmoediging levend te houden is dus teamvergaderingen op verschillende locaties te houden. Dit zorgt voor een andere omgeving en een verfrissende omgeving die de creativiteit kan stimuleren.

Team-meeting-tweet-modified-1

(Source: Twitter)

Denk eraan consequent te blijven en niet te overdrijven. Overdrijven zal de werknemers van het spoor brengen, en de werknemers zullen de hele agenda missen. Dit zal uiteindelijk leiden tot minder productiviteit en betrokkenheid.

4. Rollenspel

Om uw teamvergadering interessant te maken, kunt u het idee van een rollenspel introduceren. De nadruk moet liggen op het inbouwen van het element van plezier zonder af te dwalen van het hoofdonderwerp.

U kunt rollen toewijzen aan uw medewerkers om als klant op te treden, waardoor een ander perspectief ontstaat. Dit zal u en uw team in staat stellen om na te denken en de behoeften van de klant te prioriteren. Op lange termijn kunt u met behulp van dit idee de klanttevredenheid verhogen en een concrete reputatie voor de organisatie opbouwen.

5. Stel een duidelijke agenda op

Set-A-Clear-Agenda

Zorg dat je voor de vergadering een duidelijk plan van aanpak hebt. Het geeft een duidelijk doel en betekenis aan de teamvergadering. Met behulp van het plan kunnen medewerkers de betekenis van de vergadering bepalen en hun werk daarop afstemmen. Als er geen afstemming is, dalen de productiviteit en de prestaties. Uit een onderzoek is gebleken dat 97% van de werknemers van mening is dat een gebrek aan afstemming binnen een team rechtstreeks van invloed is op de projectresultaten.

Uit een onderzoek is gebleken dat 97% van de werknemers van mening is dat een gebrek aan afstemming binnen een team rechtstreeks van invloed is op de projectresultaten.

team-meeting-3

Het belangrijkste van het opstellen van de agenda is echter dat de werknemers niet op een zijspoor raken. Het zal hen helpen om bij het hoofddoel van de vergadering te blijven en hun beperkte tijd te richten op zaken die er toe doen. Bovendien kan het team zo brainstormen over nieuwe ideeën over het onderwerp, wat uiteindelijk leidt tot een betere manier van werken.

6. Meningen aanmoedigen

Eenheid in het team is een cruciaal onderdeel als je op lange termijn succes wilt boeken. Zonder eenheid is het moeilijk het beste in een team naar boven te halen. Uit een onderzoek is gebleken dat 90% van de werknemers van mening is dat besluitvormers de mening van anderen moeten vragen voordat zij een definitieve beslissing nemen. Dit bevordert inclusiviteit en zorgt voor evenwicht.

team-meeting-2

Elk teamlid moet op dezelfde golflengte zitten om optimaal te kunnen presteren. Het team moet wederzijds respect en begrip hebben, wat mogelijk is wanneer iedereen gelijk wordt behandeld.

Moedig tijdens teamvergaderingen of discussies iedereen aan om zijn mening te delen. Iedereen moet zijn ideeën naar voren brengen die productieve sessies kunnen opleveren. Zo bouwt u een creatief team op en bent u klaar voor nieuwe uitdagingen.

Motiveer uw team voordat de sessie begint en stel ze op hun gemak.

7. Focus op ijsbrekers

Focus-on-Icebreakers

De eerste minuten van een teamvergadering zijn cruciaal, omdat ze de toon zetten van hoe de vergadering zal verlopen. Gebruik de eerste minuten om enkele ijsbrekers uit te voeren, zoals vragen stellen over hoe het gaat en wat er op hun weekendagenda staat.

Vraag bijvoorbeeld iedereen om zijn of haar grappige ervaringen uit het verleden te delen die de stemming zullen opvrolijken. Vraag het aan een willekeurige persoon of vraag iedereen om hun antwoorden te delen. De enige regel is dat iedereen los moet komen en moet kunnen lachen. Hoe losser ze zijn, hoe beter de teamvergadering zal verlopen.

8. Houd de vergadering flexibel.

Flexibiliteit is iets waar iedereen in de organisatie van geniet. Of het nu tijdens werkuren of vakanties is; het is een extraatje dat essentieel is. Hetzelfde geldt voor teamvergaderingen. Een flexibele teamvergadering houdt de agenda van het team open en geeft medewerkers de mogelijkheid om aan het gesprek deel te nemen wanneer zij dat willen.

Denk aan een vaste timing en een duidelijk plan waar iedereen bij is, zodat niemand cruciale informatie mist. Een flexibele vergadering zal ook uw werkcultuur versterken en een unieke werkomgeving creëren.

9. Bewaar een zandloper

Keep-an-Hourglass

Een zandloper gebruiken tijdens een vergadering lijkt misschien iets ouderwets; toch kan het leuk zijn om te doen tijdens vergaderingen.

U kunt verschillende medewerkers aanwijzen als tijdwaarnemers tijdens verschillende discussies en hen vragen de tijd bij te houden. Zodra de aangewezen tijd voor een bepaald onderwerp voorbij is, roepen zij "tijd", zodat iedereen naar het volgende onderwerp kan gaan.

Dit vergroot het aanpassingsvermogen, het snelle denkvermogen en het probleemoplossend vermogen van uw werknemers. Bovendien zorgt dit voor betrokkenheid tijdens vergaderingen, en zullen werknemers out of the box denken.

10. Introduceer een voedsel voorraadkast

Vergaderingen kunnen vermoeiend zijn, dus het aanbieden van verfrissingen tijdens de bespreking kan wonderen doen. Het verjongt de werknemers en zorgt voor de nodige pauze.

U kunt een voedselpantry introduceren om het idee succesvol te maken op de vergaderlocatie. Houd de zaken flexibel en instrueer uw werknemers om tijdens de bespreking toegang te krijgen tot de voorraadkast wanneer zij daar zin in hebben. De belangrijkste strategie achter de invoering van een dergelijk idee is om de deelname en concentratie te verbeteren en tegelijkertijd de opbranden van werknemers te verminderen.

Neem geen voedingsmiddelen op die het religieuze gevoel van een werknemer kunnen schaden.

11. Bouw een muur van ideeën

Build-A-Wall-of-Ideas

Zoals eerder gezegd, vormt een duidelijk plan of agenda de basis van uw vergadering. Zo kunnen ideeën tussen de leden van uw team stromen. En om een stevige discussie te kunnen voeren over alle besproken ideeën, moet u ze ergens plaatsen waar iedereen ze kan zien. De beste manier om dit te bereiken is een ideeënmuur te bouwen om hun creativiteit te projecteren. U kunt sticky notes of een whiteboard gebruiken om medewerkers hun ideeën aan het team te laten presenteren.

Op die manier blijft het evenwicht tussen de teamleden bewaard en wordt een omgeving gecreëerd waarin iedereen gelijk wordt behandeld. Dit zou het moreel verhogen en de werknemers aanmoedigen creatiever te worden.

12. Houd korte vergaderingen

Het geheim van een productieve vergadering is om deze kort en bondig te houden. Houd uw teamvergaderingen niet langer dan 30 of 40 minuten. Een korte tijdspanne is meestal constructiever, omdat werknemers graag minder tijd doorbrengen in formele vergaderingen.

Werknemers verliezen hun interesse in de vergadering als die te lang duurt, en ze hebben de neiging om afgeleid te worden, wat de efficiëntie van elk individu vermindert. Op lange termijn zullen lange en frequente sessies de algemene betrokkenheid van het personeel negatief beïnvloeden.

13. Leden roteren om de leiding te nemen

Rotate-Members-to-take-the-lead

Als manager voelt u zich misschien verantwoordelijk om tijdens elke teamvergadering de leiding te nemen. Maar dat kan meestal nogal ontmoedigend zijn. Om de leiderschapskwaliteiten van teamleden te testen, kunt u de taak aan elk teamlid delegeren.

Dit geeft een andere dynamiek aan uw teamvergaderingen en stelt u in staat verschillende perspectieven te verkennen. Bovendien zal het rouleren van teamleden u helpen om zonder haperingen strategieën te ontwikkelen voor verschillende projecten. Het bevordert ook het leren en biedt de werknemers een nieuwe ervaring.

Probeer elk lid een andere taak te geven om een vergadering te leiden.

14. Gebruik verschillende thema's

Vergaderingen kunnen, als ze vaak worden gehouden, saai en vermoeiend zijn. En als hetzelfde onderwerp steeds opnieuw wordt besproken met hetzelfde basisidee, raken werknemers gemakkelijk op een zijspoor.

U kunt echter een vergadering beginnen met verschillende initiatieven terwijl de agenda voor iedereen duidelijk blijft. Thema's zijn bijvoorbeeld beroemde televisieseries of mythische presentaties zoals The Office of The Big Bang Theory. Vergeet niet dat het plezierig, boeiend en to the point moet zijn, zodat de werknemers het project goed begrijpen en niets van cruciaal belang missen.

15. Houd Q&A Sessies

Keep-Q-A-Sessions

Houd na elke vergadering een korte vraag- en antwoordsessie om niemand in het ongewisse te laten over wat er is besproken. Dit zal de inclusiviteit bevorderen en de werknemers in staat stellen hun zorgen naar voren te brengen.

Niet ingaan op de zorgen van uw werknemers kan echter leiden tot verwarring die het succes van het project in de weg kan staan. Bovendien, als werknemers geen volledig beeld hebben van alles wat in vergaderingen is besproken, kunnen er conflicten ontstaan in latere teambesprekingen.

Afronden!

Gebruik deze ideeën zoals u wilt en ga er creatief mee om. U wilt immers alleen maar effectiviteit en productiviteit tijdens vergaderingen. Probeer bovendien inclusiever en mondiger te zijn, zodat werknemers zich gewaardeerd voelen en een belangrijk deel uitmaken van teamvergaderingen.