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Los 8 pasos sencillos para crear un proceso de incorporación de nuevos empleados

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Sin la incorporación de empleados, las empresas pierden el 25% de nuevos empleados en un año.
– Allied Workforce Mobility Survey (Source)

Tanto usted como sus nuevos empleados tienen que pasar por un proceso largo y laborioso para contratar y ser contratados. Tienes que revisar la lista de candidatos y encontrar aquellos cuyas expectativas se alinean con las tuyas. Por lo tanto, es crucial que estos talentos se sienten comprometidos desde su primer día.

Los planes de incorporación están destinados a familiarizar a los nuevos empleados con los objetivos generales de una empresa y apoyarlos a medida que se embarcan en proyectos iniciales, todo en un esfuerzo por lograr la percepción de éxito (y productividad) rápidamente. - Peter Vanden Bos of Inc.

¿Qué es la incorporación de empleado?

La incorporación o onboarding de empleados se refiere a contratar a un nuevo empleado y familiarizarlos con la cultura de la empresa. El onboarding efectivo se trata de planificar y pensar desde el punto de vista de su nuevo empleado. Se hace para que los nuevos empleados puedan comprender la cultura de la empresa, sus tareas diarias y convertirse en miembros de la organización. El onboarding exitoso comienza desde la contratación de su nuevo empleado hasta que se establece en su rol.

Vamos a identificar las siguientes 4 C para crear un proceso de incorporación exitoso:

Compliance- Las medidas de cumplimiento generalmente incluyen un resumen de las políticas de la empresa, los requisitos de confidencialidad, las normas de seguridad y más.

Clarification- La aclaración asegura que los empleados entiendan los nuevos trabajos y lo que se espera de ellos. Este paso es para aclarar las expectativas de desempeño y las responsabilidades tanto para el nuevo empleado como para el gerente.

Culture- La cultura es una categoría amplia que incluye proporcionar a todos los nuevos empleados el sentido de las normas organizacionales, tanto formales como informales.

Connection- Haga que los nuevos empleados se sientan parte de la familia ahora. En este paso, los empleados se integran a su nuevo equipo y comienzan a contribuir a la visión de la empresa.

Incorporación de Empleado y Orientación de Empleado no son lo mismo.

Dentro de la orientación, todos los empleados reciben una introducción formal a la misión, la visión y los valores de la empresa. Por otro lado, la orientación del empleado-

  • Usualmente, ocurre en las primeras semanas de la contratación de empleado
  • Los líderes de la empresa hacen presentaciones, narran historias y realizan sesiones de preguntas y respuestas para dar vida a la cultura de la empresa.
  • Los nuevos empleados aprenden sobre las políticas de la compañía, los beneficios etc.

Por otro lado, el proceso de onboarding de empleado es una introducción profunda y exhaustiva de un empleado individual.

  • El onboarding exitoso es un proceso continuo. Puede durar 90 días o incluso extenderse hasta un año entero.
  • El individuo es asignado a sus departamentos, los miembros de equipo, los mentores y a quién reportará.
  • La orientación se incluye en un programa de incorporación de empleados.

¿Cómo crear un proceso de incorporación de nuevo empleado?

A continuación, hemos incluido una lista de verificación de incorporación que ayudará a los gerentes de recursos humanos a mejorar la experiencia de incorporación de los empleados.

1. El proceso de contratación

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Un proceso de contratación sin problemas es el primer paso hacia un proceso de incorporación de empleados exitoso. Sin embargo, la contratación y la incorporación son dos etapas separadas. Sus nuevos empleados o entrevistados tienen una idea de su empresa durante el proceso de contratación, por lo que para crear una buena impresión, debe:

  • Debe escribir una descripción del trabajo clara y descriptiva que enumere las responsabilidades principales que deben cumplir sus nuevos empleados.
  • Haga una lista del número de etapas por las que pasará un nuevo empleado durante la entrevista.
  • No deje a sus nuevos empleados esperando su respuesta; dar seguimiento a menudo.
  • Los entrevistados merecen toda su atención con respecto a las preguntas y consultas.
  • Díganles saber sobre las verificaciones de antecedentes de los empleados y los detalles de referencia.

2. La carta de oferta

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Dar una oferta de trabajo sin seguimientos parece grosero y poco profesional. Es necesario planificar adecuadamente para entregar ofertas e insinuar fechas de inicio para los nuevos empleados. Para el proceso sin problemas, debe-

  • En lugar de una confirmación por correo electrónico, opte por una llamada telefónico, ya que son más personales y ofrecen mejor comunicación. Verifique la disponibilidad de sus nuevos empleados, háganles saber que están seleccionados, fija una fecha para las negociaciones salariales y ofrezca la aceptación de la carta.
  • Los nuevos empleados esperan un comportamiento cortés durante las negociaciones salariales. Sea lo suficientemente flexible para comprender sus compromisos y, en consecuencia, decidir sobre las remuneraciones. Una negociación salarial bien conducida genera respeto y fomenta la defensa.
  • Después de todas las negociaciones y el consenso mutuo, es hora de que entregue la carta de oferta a su nuevo empleado y le informe sobre su fecha de inicio. Sea flexible al decidir la fecha de inicio, ya que los nuevos empleados pueden tener compromisos anteriores de empleadores anteriores.
  • Informe al equipo del nuevo empleado sobre su fecha de incorporación para planificar la bienvenida de un nuevo miembro del equipo.
  • Transfiere toda la información sobre tu nueva contratación a tu Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH). En lugar de volver a solicitar sus detalles y documentos, considere mantener un registro de los detalles enviados y transferirlos a su software de incorporación.

3. Una semana antes del primer día de su nuevo empleado

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No espere la fecha de inicio del nuevo empleado para terminar el papeleo y regalar los artículos de oficina necesarios. Programe una cita antes de unirse y terminar con todo el trabajo legal esencial de la oficina y crear credenciales e identificaciones de oficina. Siga estos pasos para una experiencia de incorporación sin complicaciones-

  • El Contrato del Empleado
  • El Contrato de Confidencialidad
  • El Contrato del Empleado sobre Invenciones (Propiedad Intelectual)
  • El manual del Empleado
  • La política laboral por país
  • El formulario de depósito directo

Configure las cuentas en línea de su nuevo empleado, que incluye-

  • Correo electrónico de la empresa
  • Mensaje instantáneo de la empresa (Slack, Skype, etc.)
  • Software SIRH de la empresa
  • Credenciales de login

Proporcionarles el equipo tecnológico necesario-

  • El portátil
  • El móvil
  • El ratón
  • Los auriculares

Otros requisitos-

  • Confirme sus números de teléfono
  • Tenga listos el ID de la empresa y las placas de identificación.
  • Programe reuniones introductorias con los miembros del equipo de nuevos empleados
  • Plan de almuerzo
  • Piense en la primera tarea del nuevo empleado
  • Antes de que los nuevos empleados puedan incorporarse envíales un correo de bienvenida y la dirección de la empresa, mapas y los datos de contacto necesarios para cualquier tipo de asistencia.

4. Un día antes del primer día de su nuevo empleado

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Para implementar una incorporación exitosa de un empleado, debe hacer que el empleado se sienta incluido desde el primer día. Como gerente de RR. HH. o gerente de contratación, debe preparar su bienvenida un día antes. Permítanos mostrarle cómo puede planificar su bienvenida:

  • Asegúrese de que el escritorio de su nuevo empleado esté limpio y desinfectado.
  • Configure el kit de bienvenida que incluye: una camiseta de la empresa, una taza de la empresa, una carta de bienvenida, un manual, un cuaderno, otros artículos de papelería, etc.
  • Asegúrese de que el email del nuevo empleado está configurado para que reciba invitaciones a reuniones periódicas.
  • Informe a los respectivos equipos y gerentes sobre la incorporación del nuevo empleado.

5. El primer día de su nuevo empleado

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Es hora de dar la bienvenida a su nuevo empleado y hacer que se sienta cómodo. El compromiso de los empleados comienza desde el primer día y, si ha seguido diligentemente los procesos anteriores, le indicaremos el proceso de incorporación de nuevo empleados.

  • Asegúrese de que sus nuevos empleados no se queden solos cuando ingresen a su oficina. Asigne a alguien para su bienvenida.
  • Dales un recorrido por la oficina desde los baños hasta la cocina, las salas de reuniones y su escritorio.
  • Programe una tiempo estipulado para el papeleo.
  • Si has organizado el almuerzo, acompáñalos con los miembros de equipo.
  • Permite que sus nuevos empleados configuren su escritorio, portátil y contraseña.
    Reunión uno a uno con RR. HH. para ayudar a elaborar el código de conducta, políticas de licencia, seguro, el programa de recompensas y reconocimiento, política de diversidad e inclusión y otros beneficios para los empleados.

6. La primera semana de incorporación

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Ya su nuevo empleado debería conocer a los miembros de su equipo y su puesto de trabajo. Una vez que comiencen a adaptarse a la cultura y ética de su oficina, debe-

  • Establezca metas y objetivos claros para que los nuevos empleados alcancen sus metas para el próximo mes.
  • Establezca metas y objetivos claros para que los nuevos empleados logren sus objetivos para el próximo mes.
    Visualiza un proyecto de rendimiento de 3 meses para que trabajen.
    Utiliza el procedimiento de la crítica constructiva para dar retroalimentación sobre sus tareas iniciales.
    Mantén un control sobre ellos y su comportamiento hacia otros miembros del equipo y viceversa para erradicar cualquier molestia tóxica.
    Guíalos y use sus habilidades de liderazgo para analizar su potencial para que se desempeñen mejor.

7. Los primeros 3 meses de nuevo empleado

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Han pasado 90 días y, a estas alturas, su empleado se habrá acostumbrado a su entorno de trabajo, equipos y líderes. Una vez que haya establecido una relación con su nuevo empleado, en los próximos tres meses, debe-

  • Mantenga un registro de su progreso a través de reuniones individuales regulares.
  • Realiza una verificación informal de dib para abordar inquietudes inmediatas.
  • Continúa brindando comentarios y oportunidades de evaluación regulares.
  • La mentoría inversa puede ayudarlo a comprender mejor a sus nuevos empleados.
  • Pídeles que den su opinión sobre su proceso de incorporación a través de un cuestionario o una encuesta.
  • Controla la carga de trabajo para reducir las posibilidades de estrés y agotamiento.

8. Después de un año

Un buen proceso de incorporación puede ser monumental para retener a sus empleados durante el primer año. Pero es muy probable que la desvinculación ocurra después del final del primer año de un empleado. Como resultado, es fundamental que los empleadores planifiquen el desarrollo futuro de sus empleados y les muestran cómo será su futuro en la empresa.

Mientras tanto, si aún no lo ha hecho, ahora es el momento perfecto para que un líder de recursos humanos evalúe el desempeño de un empleado. Si descubre que su empleado se está desempeñando bien tanto individualmente como como parte de un equipo más grande, sabrá que su proceso de incorporación fue un éxito.

Conclusión

Por lo tanto, para brindar a sus nuevos empleados una experiencia del empleado satisfactoria, debe crear un programa de onboarding integral y efectivo. Para su ayuda, puede emplear el software de incorporación de empleados exitoso. Automatiza la incorporación de nuevos empleados, ahorrando tiempo y dinero día a día.

Cómo se sienten sus empleados en los primeros meses de su incorporación demostrará su rendimiento y productividad. También afectará su ética de trabajo y, lo que es más importante, su voluntad de continuar en su organización.

Este artículo es escrito por Paritripti que es traductora de español en Vantage Circle. Ella es apasionada sobre la lengua espanola y literatura y el espíritu empresarial y quiere viajar por el mundo. Para ponerse en contacto editor@vantagecircle.com