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10 formas de desarrollar habilidades organizacionales entre los empleados

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¿Qué entendemos por organizar en general? Significa mantener las cosas en el orden correcto.

La organización de un lugar de trabajo no es una excepción. Tus empleados se beneficiarán personalmente en sus actividades diarias si practican las habilidades organizacionales de manera efectiva. Ayuda a tener una sensación de control, lo que conduce a una mayor productividad en el lugar de trabajo.

¿Tus empleados se quejan constantemente de la carga de trabajo y los plazos? Si ese es el caso, los líderes deben apoyar la necesidad de técnicas de desarrollo de habilidades organizacionales.

¿Qué son las Habilidades Organizacionales?

Las habilidades organizacionales son aquellas habilidades que ayudan a tus empleados a hacer su trabajo de manera eficiente. Estas habilidades se utilizan para establecer la estructura y el orden. Las habilidades organizativas también aumentan la productividad y el rendimiento.

Con fuertes habilidades organizativas, los empleados desarrollan un control firme sobre la gestión del tiempo y se mantienen orientados a los objetivos. Cuando hay orden en sus lugares de trabajo, hay menos estrés y menos posibilidades de salir mal.

Curiosamente, la amplitud de las habilidades que se incluyen en las habilidades organizacionales es muy confusa. Obviamente, si la implementación fuera tan fácil, todos desearían una fuerza laboral eficaz y eficiente, ¿no es así?

Por otro lado, ¿son estas habilidades lo suficientemente buenas para generar todos los cambios en el funcionamiento de la organización, o hay algo más?
Tener una lista de tareas pendientes, cumplir con los plazos y administrar los tiempos de descanso permitirá lograr los objetivos y ser organizado.

La respuesta es sí y no ambos. Las habilidades organizacionales son habilidades transferibles y entrenables que están centradas en el empleado y en el gerente. Estas habilidades tienen que ser absorbidas a nivel molecular, es decir, si un empleado es eficiente y administra bien su tiempo, siempre llevará esas habilidades a cualquier lugar al que vaya.

Algunas formas de mejorar sus habilidades organizativas son:

¿Por qué son importantes las buenas habilidades organizativas en el lugar de trabajo?

Eficiencia

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La ventaja más significativa de las habilidades organizacionales es la eficiencia. Ayuda a aumentar la productividad a través de una gestión eficaz del tiempo. Un profesional estándar pasa mucho tiempo cometiendo errores, limpiando desorden y principalmente administrando el tiempo.

En comparación, un trabajador organizado que desarrolla habilidades de gestión del tiempo se esforzará y desempeñará mejor.

Por ejemplo, una persona que se enfoca en el crecimiento de los ingresos sin controlar los costos generales terminará perdiendo. Por el contrario, un profesional organizado equilibra ambos, por lo que trabajará de manera eficiente para la empresa durante la misma cantidad de tiempo.

Gestión de equipos

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La gestión de equipos es otro aspecto que juega un papel vital en la gestión de los miembros del equipo. La gestión de personas requiere decidir las prioridades de la organización y asignar los objetivos de acuerdo con el conjunto de habilidades de los individuos.

Delegar responsabilidades a las personas, establecer plazos de proyectos y realizar evaluaciones de desempeño oportunas son los conjuntos de habilidades necesarios de los gerentes. Son esenciales para crear un entorno de trabajo más eficiente.

Cuando los miembros del equipo se administran de manera eficiente, trabajan mejor y construyen excelentes relaciones con tus compañeros de trabajo.

Construye confianza y moral

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Los beneficios del buen comportamiento organizacional se filtran suavemente en las actividades externas diarias. Formar un sentido de confianza y profesionalismo en la organización gana la confianza de tu gente. Y todos aprecian una imagen de confiabilidad y control.

Ya sea que estés trabajando en la adquisición de clientes, promoviendo tu negocio, organizando tu oficina y administrando citas con un cliente potencial o clientes existentes, la percepción de tu organización muestra que tienes un enfoque claro y claridad. También ayuda en la responsabilidad estratégica para hacer frente con éxito a diversas tareas.

Reduce el estres

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Las habilidades organizacionales también ayudan a reducir el estrés innecesario que enfrentan los empleados en el lugar de trabajo. Reducen el desorden del sistema. Cuando la información está disponible fácilmente y las cosas parecen planificadas, los empleados tendrán más confianza en sus tareas. Habrá menos espacio para la congestión innecesaria.

Un lugar de trabajo organizado imparte vibraciones positivas. Es más probable que las personas sean felices, lúcidas y enfocadas. Como vemos, los empleados con fuertes habilidades organizacionales serán eficientes y ayudarán a lograr el éxito organizacional.

Aquí hay otro hecho divertido. Las habilidades organizativas no son innatas. Son habilidades adquiridas y meticulosamente desarrolladas a lo largo del tiempo. Uno necesita mejorar las habilidades organizativas como cualquier otra habilidad blanda.

10 Consejos sobre habilidades organizacionales que ayudarán a tus empleados a sobresalir en el trabajo:

1. Gestión del tiempo

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La gestión del tiempo es la planificación y el ejercicio del control estratégico del tiempo dedicado a diversas actividades. Esto ayudará a tus empleados a ser más innovadora y asumir nuevos desafíos.

Por ejemplo, dado que la mayoría de sus empleados trabajan desde casa, hay muchas distracciones en este momento, desde la familia hasta los invitados. Pero cuando esto se convierte en un evento diario, es hora de actuar.

Un plan de administración del tiempo adecuado puede ayudarle a dividir objetivos grandes en tareas alcanzables, y se vuelve simple para los empleados completar esas tareas a tiempo.

La buena gestión del tiempo requiere que veas el panorama general. ¿Cuáles son los plazos? ¿Cuál es la cantidad de trabajo necesaria? ¿Cuántas personas están trabajando en un proyecto en particular?

La mala gestión del tiempo puede provocar estrés no deseado, mala calidad del trabajo, falta de concentración e imagen profesional inadecuada.
Algunas de las formas para un uso excelente y eficiente del tiempo son:

  • Ayuda a los empleados a planificar su trabajo.
  • Pídeles que prioricen tus tareas diarias
  • Evita la multitarea
  • Corta las distracciones
  • Programa tu tiempo de descanso
  • Y lo más importante, acepta tus limitaciones.

Solo tenemos 24 horas, pero la forma en que usamos esas 24 horas define en quiénes nos convertimos.

2. Planificación

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Hay un dicho, "si no planeas, planeas fallar". Con la ayuda de una planificación adecuada en el futuro, se puede reducir enormemente la cantidad de cosas que pueden salir mal. Puede reducir el riesgo de incertidumbre organizando las actividades de la mejor manera posible.

La capacidad de planificar es la habilidad organizacional más importante de cualquier persona exitosa. La planificación nos ayuda a identificar las soluciones a todos nuestros problemas. Permite a tus empleados dirigir su energía hacia actividades específicas. Con menos distracciones, seguramente serán más productivos.

Una buena planificación incluye elementos como la gestión del tiempo, la delegación, la organización física y la organización mental.

3. Programación

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La programación te ayudará a organizarte. Aunque es similar a la planificación, tiene su propia importancia. La programación es un método subestimado para mejorar la gestión de los empleados.

Al programar, tus empleados pueden tener una idea sobre el trabajo que está haciendo. También muestra el agarre que tienes hacia el trabajo. Ayuda a mantener un equilibrio de diferentes proyectos fácilmente.

La programación abarca el trabajo, las reuniones, los descansos y cada parte de su vida profesional diaria. Con la ayuda de la programación, ayuda a priorizar las tareas.

Los pasos para programar son:

  • Permite que los empleados planifiquen las actividades de programación.
  • Organiza las actividades en orden
  • Identifica los recursos necesarios para cada tarea.
  • Estima la duración del tiempo necesario para completar cada tarea
  • Programa el desarrollo
  • Supervisa el horario

4. Asignación de recursos

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Los recursos son extremadamente valiosos. Se requiere una asignación eficiente de recursos para que sea rentable y no se salga del presupuesto.

Las habilidades organizativas, en este sentido, significan ser conscientes de los recursos disponibles. También se trata de identificar qué equipos podrán transformar los recursos en retornos comerciales sólidos.

Si no puedes medir los recursos, se desperdician. A veces, puede que no sea posible optimizar todos los recursos disponibles de una sola vez.

5. Delegación

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La delegación es el proceso de asignar y confiar el trabajo a otra persona. Tus empleados no pueden manejar cada aspecto de un proyecto por sí mismos. Requerirá mucho tiempo y energía, por lo que delegar tareas es una habilidad organizativa esencial.

Un líder organizado es consciente de las fortalezas y limitaciones del equipo. Ayudará a delegar tareas a quienes sean capaces de manejarlas.

También puedes leer sobre: 25 Cualidades de liderazgo que te hacen un buen líder

6. Priorizar

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Priorizar es organizar tareas para que las más importantes se hagan primero. Los empleados deben tener claridad de la tarea para que puedan priorizar mejor. Por lo tanto, ayudará a mantener la claridad del objetivo final.

Capaz de priorizar tareas hará su vida más fácil y menos estresante. Un líder organizado crea una lista de tareas pendientes y comprende qué plazos son los primeros, lo que conduce a una mejor planificación.

Con la práctica, se vuelve más seguro para comprender qué tarea debe completarse primero.

Los empleadores desorganizados manejan las tareas de manera desordenada, lo que conduce a la pérdida de energía y tiempo. Priorizar ayuda a mantener las cosas en orden y completarlas a tiempo.

7. Colaboración

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La colaboración es un grupo de empleados que trabajan juntos y contribuyen con su conjunto de habilidades para lograr un objetivo común. La colaboración es beneficiosa tanto para la organización como para los empleados. Es una habilidad sobre colaborar con otros que beneficiará significativamente el resultado del proyecto.

La colaboración no es algo que se pueda imponer por la fuerza a los empleados. La buena colaboración ocurre donde existe una cultura laboral saludable.

Para aumentar el compromiso de los empleados, puede organizar eventos sociales informales. En reuniones informales, los empleados se conocen más y forman vínculos.

En lugar de eventos de reunión de equipo de alto presupuesto, puede organizar pequeños eventos sociales y reuniones. Esto le ahorrará dinero y estimulará el trabajo en equipo y el espíritu de equipo.

8. Establecer metas

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Todo líder con buenas habilidades organizativas debe estar orientado a objetivos. Debe ser capaz de distinguir entre objetivos a corto y largo plazo. Manteniéndose enfocado en los planes, puede alcanzar metas con Eficiencia.

Algunos de los pasos para establecer metas son:

  • Lluvia de ideas sobre objetivos.
  • Prioriza los objetivos en una lista y elija los empleados que desea involucrar
  • Determina los objetivos y el plan de acción para cada meta
  • Pasa a la acción. Seguimiento continuo de los empleados.
  • Evalúa el progreso
  • Sé flexible en el cambio de objetivos con diferentes situaciones.

Trate de mantener un registro de las metas y anime a los empleados a revisar su progreso con esas metas de vez en cuando. Para esto, puede usar Objetivos y resultados clave (OKR) e Indicadores clave de rendimiento KPI.

OKR es una combinación de herramientas de establecimiento de objetivos que alinean los objetivos y aseguran que sus empleados trabajen en colaboración con resultados medibles. Se puede hacer usando hojas de cálculo o software OKR.

Los indicadores clave de rendimiento son valores de rendimiento medibles que indican cómo se están desempeñando los objetivos comerciales. Y cuando se mide el desempeño, la tasa de mejora aumenta.

9. Mantener la eficiencia

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La eficiencia y la organización van de la mano. La eficiencia requiere planificación porque los proyectos más fluidos ejecutan los pocos problemas que surgen. Ser eficiente le permite saber dónde se encuentra en un momento dado. Se debe organizar bien las cosas para evitar que surjan problemas.

Algunos consejos para mantener la eficiencia son:

  • Delegar responsabilidades

Dar responsabilidades a sus empleados les ayuda a adquirir habilidades y experiencia de liderazgo. Esto aumentará la productividad de manera eficiente.

Reconocer a tus empleados por un trabajo realizado puede hacer que se sientan valorados y motivarlos a seguir trabajando duro.

  • Darse retroalimentación unos a otros

A través de evaluaciones de desempeño, brinde retroalimentación a los empleados sobre su desempeño. Hágales saber dónde están sobresaliendo y qué áreas necesitan mejorar.

10. Comunicación

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En una organización, la comunicación efectiva es una de las habilidades clave de la organización. Mantiene la productividad y una fuerte relación entre los empleados. Y en la actualidad, se ha vuelto imprescindible tras el brote de covid 19 ya que la mayoría de los empleados se ven obligados a trabajar de forma remota.

También es importante cómo los líderes se comunican con su gente. Genera confianza y alta moral entre los empleados y conduce a una mejor productividad en el lugar de trabajo. Un buen líder invierte mucho tiempo y energía en ofrecer líneas claras de comunicación.

Los empleados que se comunican de manera efectiva con sus compañeros de equipo, gerentes y clientes tienen más probabilidades de tener un buen desempeño que los demás. Saber cómo comunicarse bien es definitivamente una habilidad valiosa.

Las habilidades de comunicación deficientes conducirán a la alienación y afectarán la forma en que las personas trabajan. Es enormemente desmotivador y conduce a un estrés indebido.

Línea de fondo

Las habilidades organizativas son un activo para la empresa. Son los hábitos o herramientas saludables que permiten a su fuerza de trabajo mantenerse enfocada, motivada y eficiente en las tareas del día a día y dan al equipo energía, fuerza y espacio mental para lograr el resultado deseado.

Para las nuevas contrataciones, muchas veces, estos hábitos no se reflejan en los currículos. Se recomienda tener comentarios de ex-empleados para obtener sus comentarios y juzgar su enfoque de las cosas utilizando estudios de casos breves. Si bien es posible que no sea posible encontrar todas estas habilidades o hábitos en un solo candidato a la vez, la presencia de algunos de estos asegurará que la persona que está buscando ya esté en su camino y golpeado con la retroalimentación, se puede tomar una buena decisión de contratación.